Годовое бюджетирование на предприятии: цели, способы, подходы и последовательность составления

Рисунок. Основные составляющие блоки бюджета административных и сбытовых

       Административные затраты можно планировать по каждому отделу, чтобы контролировать расходы на каждом месте их возникновения, либо в целом по компании. Планировать затраты по компании в целом целесообразно, если сумма административных затрат имеет незначительную долю в общих затратах компании, а также, если возможности определения затрат каждого отдела ограничены учетной системой. Бюджет коммерческих затрат целесообразно составлять одновременно с бюджетом продаж, хотя в блок-схеме из предыдущего материала он находится ближе к финансовым бюджетам. Во-первых, бюджет коммерческих расходов непосредственно связан с бюджетом продаж; во-вторых, коммерческие расходы планируются теми же подразделениями.

     Чтобы отдел маркетинга качественно выполнил свою работу по составлению бюджета продаж и коммерческих расходов, необходимо учитывать следующее:

• расчет коммерческих расходов должен соотноситься с объемом продаж;
• не следует ожидать повышения объема продаж, одновременно планируя снижение финансирования мероприятий по стимулированию сбыта;
• большинство затрат на сбыт планируется в процентном отношении к объему реализации — величина этого отношения зависит от стадии жизненного цикла товара;
• коммерческие расходы могут группироваться по многим критериям в зависимости от сегментации рынка;
• значительную часть затрат на сбыт составляют затраты на продвижение товара — это определяет приоритеты в управлении коммерческими расходами;
• в бюджет коммерческих расходов включают расходы по хранению, страхованию и складированию продукции.

       Бюджет научно-исследовательских работ включает в себя затраты отдела НИОКР по разработке новых и совершенствованию существующих продуктов. 
       Большинство управленческих и сбытовых расходов носят постоянный характер. Переменная часть планируется с помощью норматива, в котором роль базового показателя, как правило, играет объем проданных товаров (в натуральном или денежном выражении).

       В данном бюджете, как и в бюджетах потребления материалов и производственных затрат, отдельно планируется сумма начисленных затрат без НДС для занесения в отчет о прибыли и оплата с НДС за вычетом амортизации для занесения в бюджет движения денежных средств.

       Составив описанные ранее операционные бюджеты, можно приступать к процессу формирования финансовых бюджетов, который начинается с составления прогнозного отчета о прибылях и убытках компании.  
        Шаг 10. Составление прогнозного отчета о прибылях и убытках. Прогнозный отчет о прибылях и убытках — это форма финансовой отчетности, составленная до начала планового периода, которая отражает результаты планируемой деятельности. Прогнозный отчет составляется для того, чтобы определить и учесть выплату налога на прибыль в оттоке денег в бюджете денежных средств. Прогнозный отчет о прибылях и убытках составляется на основе данных, содержащихся в бюджетах продаж, себестоимости реализованной продукции и текущих расходов. При этом добавляется информация о прочих прибылях, прочих расходах и величине налога на прибыль. 
Плановый отчет о прибылях и убытках содержит в сжатой форме прогноз всех прибыльных операций предприятия и, тем самым, позволяет менеджерам проследить влияние индивидуальных смет на годовую смету прибылей. Если сметная чистая прибыль несоотносимо мала по сравнению с объемом продаж или собственным капиталом, необходимы дополнительный анализ всех составляющих сметы и ее пересмотр.

        Шаг 11. Составление бюджета НДС. Бюджет НДС — это плановый документ, в который сводятся все суммы НДС к уплате и возмещению из операционных бюджетов и определяется сальдо по платежам этого налога.  
НДС к уплате включает в себя сумму НДС в составе реализованной продукции и рассчитывается как произведение планируемой суммарной выручки из бюджета продаж на ставку НДС (20%). НДС к возмещению” состоит из:

• НДС по закупке материалов, рассчитываемого в бюджете потребления прямых материалов (ставка НДС умноженная на сумму закупки сырья и материалов);
• НДС по энергоресурсам, рассчитываемого в бюджете затрат на энергоресурсы;
• НДС по производственным накладным затратам и затратам на сбыт и управление, которые рассчитываются в бюджетах производственных накладных затрат и административных затрат соответственно.

       Сальдо по платежам НДС рассчитывается как разница между НДС к уплате и возмещению. Если сальдо положительное — компания должна государству, если отрицательное — государство компании.

       Шаг 12. Составление бюджета движения денежных средств. Бюджет денежных средств — это плановый документ, отражающий будущие платежи и поступление денег. Приход классифицируется по источнику поступления средств, а расход — по направлениям использования. Ожидаемое сальдо денежных средств на конец периода сравнивается с минимальной суммой денежных средств, которая должна постоянно поддерживаться (размеры минимальной суммы определяются менеджерами предприятия). Разность представляет собой либо неизрасходованный излишек денег, либо недостаток денежных средств.

        Минимальная денежная сумма представляет собой своего рода буфер, позволяющий спасти положение при ошибках в управлении движением наличных средств и в случае непредвиденных обстоятельств. Такая минимальная сумма не является фиксированной. Как правило, в течение периодов высокой деловой активности она несколько превышает значение во время спада. Кроме того, для повышения эффективности управления денежными средствами значительная часть указанной суммы может находиться на депозитных счетах. Бюджет денежных средств составляют отдельно по трем видам деятельности: основной, инвестиционной и финансовой. Такое разделение очень удобно и наглядно представляет денежные потоки.

        Данные по бюджету продаж, различным бюджетам производственных и текущих расходов, а также по бюджету капитальных затрат отражаются в бюджете денежных средств. Во внимание также должны быть приняты выплаты дивидендов, планы финансирования за счет собственных средств или долгосрочных кредитов, а также другие проекты, требующие денежных расходов. 
       В табл. 3 представлен пример бюджета движения денежных средств в несколько упрощенном варианте — он не разбивается по видам деятельности, поскольку компания планирует только операционную деятельность. 
 
 
 

Табл. 3. Бюджет движения денежных средств, руб.  

       Поступления и расходования денежных средств формируются на основании итоговых сумм операционных бюджетов (все суммы заносятся с НДС). Положительное сальдо по НДС учитывается в строке “уплачено сальдо по НДС” с учетом месячной отсрочки платежа (сумма начисляется в текущем месяце, а выплачивается в следующем), так же как оплата труда основного персонала и сумма налога на прибыль. Если сальдо по НДС в каком-либо месяце отрицательное, сумма возмещения в бюджет движения денежных средств не попадает (поскольку государство не выплачивает сумму НДС к возмещению, а ставит в счет будущих платежей), а учитывается в балансе в текущих активах. Оплата труда, налога на прибыль и НДС в первом бюджетном месяце определяется из начального баланса (сумма задолженности на начало месяца).

        Из табл. 3 видно, что вследствие значительной отсрочки платежа покупателям и маленькой суммы дебиторской задолженности на начало года, в первый месяц бюджетного года возникает нехватка денежных средств в размере 209 994 руб. Для компенсации нехватки денежных средств и обеспечения минимального остатка в размере 30 000 руб., необходимо предусмотреть получение краткосрочного кредита. После составления графика дополнительного финансирования необходимо пересчитать прогнозный отчет о прибыли, т. к. проценты по кредиту должны быть учтены при расчете чистой прибыли и определении суммы налога на прибыль. Чтобы учесть изменившуюся сумму налога на прибыль, получение и возврат кредита, а также сумму процентных платежей, необходимо пересчитать бюджет движения денежных средств (табл. 4).  

Табл. 4. Бюджет движения денежных средств (с учетом дополнительного финансирования) 

        Как видно, бюджет движения денег уже не имеет “кассового разрыва”, т. е. отрицательного сальдо денежного счета. Компания планирует сгенерировать достаточно большие деньги и финансовому директору необходимо решать, как их выгоднее инвестировать.

        Шаг 13. Составление прогнозного баланса. Прогнозный баланс — это форма финансовой отчетности, которая содержит информацию о будущем состоянии предприятия на конец прогнозируемого периода. Прогнозный баланс помогает вскрыть отдельные неблагоприятные финансовые проблемы, решением которых руководство заниматься не планировало (например, снижение ликвидности предприятия), и позволяет выполнять расчеты различных финансовых показателей. Наконец, прогнозный баланс служит в качестве контроля всех остальных бюджетов на предстоящий период. В действительности, если все бюджеты составлены методически правильно, баланс “должен сойтись”, т. е. сумма активов должна равняться сумме обязательств предприятия и его собственного капитала.

        Если в процессе бюджетирования будет получен положительный результат (т. е. как в рассмотренном примере, компания будет генерировать достаточное количество денег), то решение о достижении требуемой эффективности работы компании в будущем году еще не может быть принято. Утверждение бюджета может произойти только после сравнения планируемых результатов с фактическими данными предшествующих периодов и с долгосрочными планами компании. Если результаты деятельности в бюджетном году не устраивают руководство, необходимо вернуться к этапу формирования операционных бюджетов и определить, какие данные необходимо изменить, чтобы улучшить ситуацию. При этом необходимо подходить к изменению планируемых исходных данных комплексно, определяя мероприятия, которые будут способствовать выполнению плана (например, увеличить планируемый объем продаж и предусмотреть затраты на новую рекламную кампанию в бюджете административных и сбытовых затрат). Это позволяет найти решение проблемы до ее возникновения, и как следствие, приводит к повышению эффективности работы компании.

        После разработки базового варианта годового бюджета, необходимо провести анализ рисков. В результате этого определяется, что может помешать достижению запланированных результатов, и как снизить вероятность негативного развития ситуации.