Законодательное и нормативное регламентирование документирования в России

    Согласно  Закона - по своему назначению, способу  составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIXв. можно разделить на четыре группы:

    а) внутренние документы;

    б) переписка присутственных мест и  властей;

    в) просительские документы;

    г) акты, договоры, обязательства.

    Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа  в переписке зависело от степени  подчинения учреждения и должностных лиц.

    Инструкциями  было установлено, на какой бумаге какие  документы писать. Так, все документы  канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники  должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.

    Так же был строго регламентирован порядок  прохождения документа по инстанции. В каждой инстанции входящие и  исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих  в канцелярии и департаментах и частных в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей:

    1. для регистрации документов верховной  власти;

    2. текущих документов;

    3. секретных документов.

    По  срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные» и «не терпящие времени».

    Дела, решаемые в департаментах делились на три категории: неотложные; не терпящие времени; обычные.

    Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц  разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения. «Общее учреждение министерств» продолжал оставаться основным законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября 1917 года.

    Таким образом, изучение регламентации документирования в законодательных актах дореволюционной России подвело нас к возможности рассмотреть регламентацию документирования в законодательных и нормативных актах современной России.

2. Регламентация документирования в  законодательных  и нормативных актах современной России

1. Законодательное регламентирование документирования

    На  сегодняшний день в Российской Федерации  действует ряд общегосударственных  нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации  работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

• обеспечение юридической силы документа;
• организацию длительного хранения документов и последующего их использования;
• рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

    Создание  современной законодательной и  нормативной базы документационного  обеспечения управления относится  к началу 70-х гг. двадцатого столетия. В 1973 г. была разработана Единая государственная  система делопроизводства (ЕГСД).

    Система была одобрена Государственным комитетом  СССР по науке и технике, поэтому  формально не являлась юридически обязательной для применения. Тем не менее ряд  ее разделов основывался на изданных ранее государственных стандартах оформления организационно-распорядительной документации. Таким образом, требования к документированию управленческой деятельности, включенные в ЕГСД, получили нормативный характер.

    В 80-х гг была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов. Таким образом, ЕГСДОУ - это документ, развивающий, дополняющий и уточняющий требования ЕГСД в связи с модификациями, которые претерпело делопроизводство к тому времени.

    В 1991 г. вышла Государственная система  документационного обеспечения управления (ГСДОУ)- несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта система (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др.

    Этот  документ был направлен на нормативное  закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в  связи с появлением негосударственных  форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и в конечном итоге совершенствование работы аппарата управления.

    В 1993 г. утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту).

    Основные  перечисленные нормативные документы  имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие  в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к  ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ). В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции.

    Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являлись Основные правила работы ведомственных архивов, вышедшие в 1986 г.

    В них отражены требования к составлению  номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К Основным правилам прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения.

    В последние годы был принят ряд  правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Распоряжение правительства Российской Федерации от 21.03.94 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников» установило обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров (контрактов). В нем же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях.  

    Еще одним способом регламентирования  делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов.

    Требования  к оформлению документов устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТ 6.38 - 90. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов, юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа.

    Важной  частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами  эта задача была решена с помощью  разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487 - 83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

    В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением  ГОСТ 6.10.1 - 88 Унифицированные системы  документации. Основные положения.

    Помимо  стандартов и федеральных законов, существует еще и Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.

    Основополагающими документами для современного ДОУ  или делопроизводства являются:

1. Федеральные законы;
2. Нормативные акты Президента и Правительства РФ;
3. Документы федеральных органов исполнительной власти;
4. ГОСТы и другие документы.

    В состав Федеральных законов, регламентирующих процесс документирования, входят:

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам⁶.
• Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» закрепил право граждан на обращение, установил ряд терминов (обращение гражданина, заявление, жалоба), урегулировал отношения, возникающие при обращении граждан, установил требования к письменному обращению⁷.
• Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» определяет обязательность документирования на территории России на русском языке⁸.
• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства⁹.
• Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями на 24 июля 2007 г.) регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау)¹⁰.
• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе¹¹.
• Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии; устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение¹².
• Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации¹³.

    В состав Нормативных актов Президента и Правительства РФ, регламентирующих процесс документирования, входят:

• Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», которое устанавливает единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, устанавливает порядок оформления документов в федеральном органе исполнительной власти¹⁴.
• Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 г. № 5-р «Об утверждении перечней федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати»¹⁵.
• Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О Федеральном архивном агентстве» устанавливает полномочия и организацию деятельности Федерального архивного агентства¹⁶.
• Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. № 177 «Вопросы Федерального архивного агентства» определяет сферу деятельности, функции, структуру и предельную численность Федерального архивного агентства¹⁷.
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» устанавливает форму трудовой книжки и вкладыша в нее¹⁸.
• Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» устанавливает порядок подготовки, согласования и государственной регистрации нормативных правовых актов федеральных органов  исполнительной власти¹⁹.
• Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»²⁰.
• Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»²¹.
• Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»²².
• Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»²³.
• Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»²⁴.