Унификация в документах

Содержание

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . 3

1. История формирования делового стиля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2. Унификация языка деловых бумаг . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6

Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Список литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9 

      Введение

     Деловая речь – это нормативная литературная речь, особенности ее проявления связаны  с официально-деловым стилем.

     Слово официальный (от лат. officialis – «должностной» имеет такие значения:

1. «установленный правительством, администрацией, должностным лицом, от них исходящий»;
2. «с соблюдением всех правил, формальностей».

     В сфере науки, делопроизводства и  законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющей ряд отличительных черт на всех языковых уровнях: лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем.

     Документ  – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической  значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная.

     Высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности  лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов.

1. История формирования делового стиля

     Официально-деловой  стиль выделился прежде других письменных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни.

     Деловые документы появились на Руси после  введения в Х в. письменности. Первыми  письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров  русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» – оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время.

     в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

     В XIX в., когда формирование кодифицированного  литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности – стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов.

     Принятие  в 1811 г. «Общего учреждения министерств» закрепляет в качестве государственной  формы процесс унификации языка  деловых бумаг. Активно формируются  характерные черты канцелярского стиля: формально–логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация.

     В XX в. унификация документов принимает  необратимый характер. Были разработаны  новые правила ведения служебной  документации: в 1918г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты.

     Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и  компьютеризация делопроизводства.

2. Унификация языка деловых бумаг

     Унификация  – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

     Стандартизация  официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

     Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы  стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

     За  многолетнюю практику деловой переписки  были выработаны языковые формулы, позволяющие  ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания.

     Выделяют  следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение, уведомление, предложение, отказ от предложения, просьба, требование, распоряжение, приказ, подтверждение, заявление, обещание, гарантии, напоминание, предупреждение, отказ, выражение отношения.

     К языковым средствам и стилю изложения  информации в документе предъявляются  особые требования:

     - однозначность используемых слов  и терминов;

     - нейтральный тон изложения;

     - соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

     - смысловая достаточность и лаконичность  текста.

     Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена  точностью словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи.

     При употреблении терминов в деловой  документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как  автору, так и адресату.

     В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

     Основное  требование к информационному насыщению  документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое  и достаточное для реализации коммуникативной задачи.

     К стандартным аспектам языка деловой  письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в  деловых письмах.

     Информацию  в документе несут не только текстовые  фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, - реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом - ГОСТом. 
     Реквизит - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте - первые три в верхней части, а последний - в нижней части листа после подписей. 
     Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения. 

     Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни деловых документов языка - лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию - и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля.

      Заключение

     Особенностью современного этапа развития официальных документов является их унификация. Она рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. С точки зрения лексики важнейшей стороной унификации текстов документов является использование языковых формул – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, отобранных в результате многолетней практики, терминов, принятых сокращений, условных обозначений, единиц измерения, предусмотренных государственными стандартами.

     Экономическая необходимость, развитие науки и  техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и деловой корреспонденции, с другой стороны.

      Список литературы

1. Колтунова М.В. Язык и деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет. Учеб. Пособие для вузов. – М.: ОАО «НПО «Экономика»», 2000. – 271с.
2. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления /Практ. пособие/ - М.: Издательство «Б.и.», 2000 – 397с.
3. Ожегов С.И. Словарь русского языка: 70000 слов/Под ред. Н.Ю.Шведовой. – 22-е изд., стер. – М.: Рус. яз., 1990. – 921с.
4. Рогожин М.Ю. Документы делового общения – М.: Издательство «РДЛ», 2001 – 208с.
5. Баранов М.Т. и др. Русский язык: Справ. материалы: Учеб пособие для учащихся/М.Т. Баранов, Т.А. Костяева, А.В. Прудникова; Под ред Н.М.Шанского. – 4-е изд. – М.: Просвещение, 1988. – 288с.
6. Д.Э. Розенталь Современный русский язык /Учеб. Пособие для вузов/ - М.: Издательство РОЛЬФ, 1999 – 444с