Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ

- запрещается  использовать информацию из документов, имеющих гриф ограниченного доступа,  в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях;

- запрещается  предоставлять свой компьютер  для работы другим сотрудникам  предприятия и работать на их ПК;

- запрещается  бесконтрольно оставлять конфиденциальные  документы на рабочем столе  и работающий компьютер с конфиденциальной  информацией.

Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы  их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные (кодовые) заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела.

По окончании  года специально созданная комиссия  предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет наличие  всех документов с грифом «Коммерческая  тайна»;

- отбирает документы  с грифом «Коммерческая тайна»  для архивного хранения;

- отбирает документы  с грифом «Коммерческая тайна»  для уничтожения.³

Проверка наличия  документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

На утерянные  документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы  с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении  трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен  к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

При передаче дел  в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы  с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

Руководитель  предприятия по согласованию со службой  безопасности может устанавливать  дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов. 
 

Уничтожение документов 

    Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести огромный ущерб предприятию. Определённые виды информации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах нуждаются в особой защите. Причиной утечки информации могут стать копии и черновики документов, выброшенные в корзину для бумаг, небрежно разбросанные на рабочих столах, и даже неправильно утилизированные документы, предназначенные для уничтожения. Поэтому так важно уничтожать документацию без возможности её восстановления.

Для этой цели используют специальные устройства – уничтожители или шредеры (от англ. яз. – резать, рвать, уничтожать).

Основными характеристиками шредеров являются:

- способ резки;

- степень секретности;

- производительность;

- ширина приёмной части;

- уровень шума.

По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной резкой – резка на полосы различной ширины; с перекрёстной (продольно – поперечной) резкой на более мелкие фрагменты. Шредер выбирается в зависимости от уровня секретности используемых на предприятии документов. Чем выше степень измельчения уничтоженного документа, тем сложнее его восстановить.

Уничтожители  подразделяются на следующие группы:

- персональные (для небольших офисов, для отдельных  рабочих мест);

- офисные (для  отделов, малых и больших офисов);

- архивные (для  уничтожения больших объёмов  документов). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

В заключение следует  сказать, что для обеспечения  сохранности и неразглашения  конфиденциальных сведений предприятия  необходимо выполнение самых простых  требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям  работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, данное условие сильно бы сократило несанкционированные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и дорогостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать, в конце концов, на рынке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24 – ФЗ (в ред. от 10.01.2003).
2. Гражданский кодекс РФ. Федеральный закон от 30.11.1994 № 51 – ФЗ (в ред. от 10.01.2003).
3. Трудовой кодекс РФ. Федеральный закон от 31.12.2003 № 197 – ФЗ (в ред. от 30.06.2003).
4. Уголовный кодекс РФ. Федеральный закон от 13.06.1996 № 63 – ФЗ (в ред. от 07.07.2003).
5. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.
6. Справочная правовая система «Консультант Плюс».
7. Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно – практическое пособие). – М.; «Издательство РАГС», 2003. – 372 с.
8. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.; «Приор – издат», (издание 9-е переработанное и дополненное), 2005. – 160 с.
9. http://www.belarustoday.info/?pid=6495
10. http://www.bre.ru/security/10345.html

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАО «Информационные  системы»        УТВЕРЖДАЮ 
 
         ДиректорАКТ 
___________№_____________         И.И. Иванов 
         ______________________ Москва О проверке сохранности документов  Основание: приказ директора от 01.11.99 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов» 
Составлен комиссией: 
Председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П. 

Члены комиссии:

1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.
2. Начальник отдела кадров Васильева В.В.
3. Менеджер Романова Р.Р.

 

 

Присутствовали: заведующая канцелярией Кузнецова К.К. 
В период с 10.11.99 по 12.11.99 комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов. 
В ходе проверки установлено:

1. Документы хранятся в структурных подразделениях.
2. Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.
3. Отмечен случай утери документа (письмо ЗАО «Восход» от 15.03.97 № 123).

 

 

Комиссия рекомендует:

1. Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии.
2. Выделить и оборудовать специальное помещение для архива.

 

  Составлен в 2 экз. 
1-й экз. - в дело № 01-14 
2-й экз. - в объединение «Мосгорархив»   ПредседательП.П. ПетровЧлены комиссииС.С. Сидорова 
В.В. Васильев 
Р.Р. Романова