Организация кадрового делопроизводства ООО «Глобал Маркетинг»

Первичное оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа, куда вписываются сведения о работнике:

• Фамилия, имя и отчество и дата рождения (число, месяц, год указываются цифрами) указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении;
• Образование, профессия, специальность указываются на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Если работник еще не имеет профессии или специальности, например, студент, то данную строку менеджер оставляет незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением соответствующей квалификации.
• После указания менеджером даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Затем следует подпись менеджера по персоналу как лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать ООО «Глобал Маркетинг».

После заполнения титульного листа менеджер по персоналу приступает к осуществлению записи о приеме работника на работу. Все записи в трудовой книжке им производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся аккуратно, шариковой ручкой синего цвета, арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными. Например, если менеджер по работе с клиентами принят на работу 9 января 2013 г. в трудовой книжке делается запись:

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

В графе три раздела «Основные сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации. Далее в графе три пишется запись о принятии или назначении работника в организацию с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации.

В графе четыре указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на дату и номер. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии со штатным расписанием60.

«Сведения о поощрениях» менеджером по персоналу заносятся на основании приказа в соответствующий раздел трудовой книжки. Это могут быть объявление благодарности, выдача премии, повышение грейда. Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях аналогичен оформлению записи о приеме работника на работу. С каждой вносимой записью о выполняемой работе и увольнении менеджер знакомит ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

С особым вниманием менеджер ООО «Глобал Маркетинг» относится к записи об увольнении. Причина увольнения, указанная в трудовой книжке, должна точно соответствовать формулировкам статей ТК РФ и содержать ссылки на эти статьи и их пункты: «уволена в связи с истечением срока трудового договора п. 2, части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При внесении записи об увольнении в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата увольнения (дата последнего дня работы), в графе 3 - причина увольнения, в графе 4 - (дата и номер приказа). После внесения сведений об увольнении все записи о работе в ООО «Глобал Маркетинг» заверяются подписью руководителя, печатью организации и подписью самого работника. Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится организацией по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на номер и дату. При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и записывается новая. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются руководителем организации и печатью. В случае необходимости вносятся изменения и в сведения об образовании, профессии, специальности, дополнив через запятую новыми данными.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется менеджером по персоналу в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя61. Работа с трудовыми книжками в ООО «Глобал Маркетинг» поручена менеджеру по персоналу, который также несет ответственность за ведение трудовых книжек. За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В результате анализа можно сделать вывод, что организация работы с трудовыми книжками в ООО «Глобал Маркетинг» имеет некоторые недостатки. Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в ООО «Глобал Маркетинг» необходимо завести две формы книг:

- приходно-расходную книгу по  учету бланков трудовой книжки  и вкладыша в нее;

- книгу учета движения трудовых  книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации.

Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя организации и сургучной печатью62.

2.3. Организация хранения  кадровых документов

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Кадровые документы, обладающие высокой социальной значимостью, служат документальным подтверждением трудового стажа работника, а также прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности. В связи с этим большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Приказом Минкультуры Российской Федерации от 25.08.2010 г. № 55863.

Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив. Текущее хранение также делиться на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Особенности хранения кадровой документации в ООО «Глобал Маркетинг» обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В связи с тем, что специального помещения (архива) для хранения документов в ООО «Глобал Маркетинг» не имеется, рекомендуется выделить часть помещения для хранения документов, составляющих архив.

Документы во время их исполнения хранятся у менеджера по персоналу в папках, на которых содержатся надписи «На подпись», «Срочно», «На исполнении» и другое. Папки хранятся в течение дня на столе, а после окончания работы убираются в ящик стола или укладываются в офисные коробки, что не обеспечивает физической сохранности документов.

Текущему хранению в ООО «Глобал Маркетинг» подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной – дата увольнения. Личные дела уволенных сотрудников хранятся отдельно от других дел. Доступ к личным делам регламентируется руководителем в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.

Кадровые документы ООО «Глобал Маркетинг» хранятся в подлинниках в мягкой обложке, в дела их формирует менеджер по персоналу. Документы в личных делах сотрудников размещают в файлах, карман которого находится сверху. В личное дело работника менеджер включает заявление о приеме на работу, анкету, личную карточку, автобиографию, резюме, документы об образовании, трудовую книжку, трудовой договор работника, приказ о приеме на работу, а также документы, дополняемые в течение трудовой деятельности, и документы о прекращении трудового договора.

Исходя из этого списка, можно сделать вывод, что менеджер по персоналу не соблюдает правила формирования личных дел. В соответствии с ними документы в личных делах отсутствует внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, которую необходимо помещать в начало дела. В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. Приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки должны храниться отдельно.

В пределах групп личного дела документы располагаются по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилий вносят в дополнение к личной карточке по учету кадров. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. Устав организации и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Приказы по личному составу группируют в соответствии со сроками их хранения. При формировании дел с приказами нужно учитывать сроки хранения документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов с указанием сроков хранения приказы имеют сроки хранения: 75 лет ЭПК и 5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания, дежурства, краткосрочные внутрироссийские командировки). Следовательно, приказы по личному составу необходимо разделять как минимум на два массива и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет64.

Личные дела в бумажном виде хранят в папках в алфавитном порядке, которые нумеруют по страницам и прошивают. Обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел. Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов - по алфавиту.

Трудовые книжки работников хранятся вместе с личными делами сотрудников, что недопустимо. Они должны храниться в сейфе, там же должны храниться печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

Ответственность за сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несет директор ООО «Глобал Маркетинг». Контроль за сохранностью документов, как в самой организации, так и у отдельных исполнителей, обеспечивает менеджер по персоналу, который также отвечает за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Однако полномочия менеджера по персоналу в его должностной инструкции не закреплены65.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, которые допускаются к просмотру личных дел, определяется локальным нормативным актом работодателя ООО «Глобал Маркетинг», например Положением о защите персональных данных работников.

Срок хранения документов по личному составу составляет семьдесят пять лет. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в течение именно этого срока любая организация обязана обеспечивать сохранность документов. Именно поэтому в соответствии с пунктом 3 статьи 15 Федерального закона архивным учреждениям предоставлено право оказывать организациям платные услуги, в том числе и по вопросам обеспечения сохранности документов, их учету и использованию. Архивные учреждения располагаются в специально построенных зданиях, в которых созданы оптимальные условия, соблюдаются нормативные режимы и правильное хранение документов, которое исключает их утрату и обеспечивает поддержание их в должном физическом состоянии.

В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в ООО «Глобал Маркетинг» должен соблюдаться определенный режим хранения. Место хранения документов в офисе должно быть отделено от той части помещения, где осуществляется прием посетителей. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.