Организация документооборота

Описание: Целью данной работы является исследование основных этапов документооборота.
Задачами контрольной работы являются:
1. рассмотрение правильного составления и оформления документов;
2. анализ приема и регистрации документов;
3. исследование контроля за исполнением документов;
4. расс
Реферат содержит 1 файл: 

КР по ДОД.docx

50.90 Кб | Файл microsoft Word  открыть 
Не получается скачать реферат Организация документооборота? - Техническая поддержка

КР по ДОД.docx

    Введение  

    Документооборот - это движение документов от момента  их составления или получения от  других  организаций  до  использования  их  для  бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

    В  современных условиях вопрос документооборота имеет большую  актуальность,  так  как  от  правильного  выбора  технологии работы зависит успех  любой организации.

    Для повышения   эффективности   управления необходимо совершенствование  работы  с   документами,   так   как   всякое управленческое  решение  всегда  базируется  на  информации,  на   служебном документе.

    Организация работы с документами влияет  на  качество  работы  аппарата управления, организацию  и  культуру  труда  управленческих  работников.  От того,  насколько  профессионально  ведется   документация,   зависит   успех управленческой деятельности в целом.

    Целью данной работы является исследование  основных  этапов документооборота.

        Задачами контрольной работы  являются:

    1. рассмотрение правильного составления и оформления документов;
    2. анализ приема и регистрации  документов; 
    3. исследование  контроля  за исполнением документов;
    4. рассмотрение этапов передачи документов в архив.
 
 
 
 
 
 
 
 
  1. Организация документооборота
 

    Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

    • документы, поступающие из других организаций (входящие);
    • документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
    • документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

    Документы, поступающие в организацию, проходят:

    • первичную обработку;
    • предварительное рассмотрение;
    • регистрацию;
    • рассмотрение руководством;
    • передачу на исполнение.

    Служба  документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как  самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать  к обработке только правильно  оформленные документы, имеющие  юридическую силу и присланные в  полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы  возвращаются автору с соответствующим  сопроводительным письмом, где указываются  причины возврата.

    Конверты  от поступающих документов оставляют  в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес  отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются  и передаются по назначению документы  с пометкой "лично" и в адрес  общественных организаций.

    Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

    • направляемые на рассмотрение руководителю организации,
    • направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

    Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым  могут принимать ответственные  исполнители.

    На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

    Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные  подразделения (ответственным исполнителям).

    Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную  форму переносится резолюция  руководителя, выражающая принятое руководителем  управленческое решение по данному  документу. После заполнения регистрационной  формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход  исполнения контролируется службой  ДОУ.

    Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления  в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями  или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

    Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

    Работа  с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который  затем согласовывается с заинтересованными  должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант  документа после распечатки подписывается  руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

    Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют  как почтовое отправление и сдают  в отделение связи. Перед упаковкой  документов служба ДОУ обязана проверить  правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные  документы подлежат возврату исполнителю  на доработку. На заказную корреспонденцию  составляется опись рассылки, которая  подписывается работником службы ДОУ  и датируется.

    Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

    Внутренние  документы организации создаются  по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными  должностными лицами и доработка  по замечаниям; распечатывается окончательный  вариант документа и подписывается  руководителем. После регистрации  документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и  передаются на исполнение в структурные  подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается  в дело.

    Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

    Служба  ДОУ должна систематически вести  учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем  документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую  учетную форму, разработанную самой  организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и  службах ДОУ.

    Результаты  учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер  по совершенствованию работы с документами  и определения штатной численности  службы ДОУ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Страницы:    12345   следующая
Поиск по сайту

Предметы