Описание делопроизводства на предприятии

fy">      14-5  Главная книга  3г. – статья 148, срок хранения 5 лет.

      14-6  Кассовая книга  3г. – статья 150, срок хранения 5 лет.

      14-7  Оборотные ведомости  3г. -  статья 168, срок хранения 5 лет (При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.).

      14-8 – 14-15 Журнал-ордер  3г. - статья 148, срок хранения 5 лет (При условии  завершения ревизии). В случае возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.

      14-16 Акты ревизии финансово-хозяйственной  деятельности  3г. - статья 145, срок  хранения 5 лет (При условии завершения  ревизии. В случае возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.).

      14-18 Корешки чековых книжек  3г. - статья 168, срок хранения 5 лет.

      14-30 Документы по кассе  3г. - статья 150, срок хранения 5 лет (При условии  завершения ревизии. В случае  возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения). 

      16 Отдел кадров

      16-7  Книги учета выдачи командировочных  удостоверений  3г. - статья 358(з), срок  хранения 5 лет.

      16-20 Контракты и трудовые соглашения  с работающими  3г. - статья 338, срок хранения 75 лет. 

      17 Административно-хозяйственный отдел

      17-20 Договоры аренды  3г.- статья 454, срок  хранения 5 лет. 

      17-24 Договоры и переписка о страховании  зданий и помещений 3г. - статья 191, срок хранения 5 лет. После истечения  срока договора.

      17-26  Заявки на перевозку грузов  3г. - статья 443, срок хранения 1 год. 

      17-27  Заявки, акты, сведения и переписка  о ремонте транспортных средств  1г. - статья 449, срок хранения 3 года. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Подготовка  документов к последующему хранению и использованию

 

4.1 Формирование дел 

      Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

      Дела  формируются в организациях централизованно  или децентрализовано.

      Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.

      Контроль  за правильным формированием дел  в организации и ее структурных  подразделениях осуществляется службой  документационного обеспечения  или лицом, ответственным за документацию.

      При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. 

2.   Экспертиза ценности документов

 
 

      Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

      Экспертная  комиссия создается приказом руководителя организации (Приложение И). Положения об экспертных комиссиях разрабатываются на основе типовых положений, согласовываются с учреждением государственной архивной службы и утверждаются руководителем организации.

      Экспертные  комиссии являются совещательными органами. Их решения утверждаются руководителями организации.

      Заседания центральной экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

      Экспертиза  ценности проводится на основе номенклатур  дел и перечней (типовых, ведомственных) документов с указанием сроков хранения, с полистным просмотром дел постоянного  хранения с отметкой "ЭПК" дел  временного хранения (до 10 лет).

      По  результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации  составляются описи документов постоянного  и долговременного хранения и  акты о выделении документов и  дел к уничтожению.

      Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за этот же период; акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел. Для организаций сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК учреждения государственной архивной службы.

      После утверждения актов документы  и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы документации или ведомственного архива организации в конторы по заготовке вторичного сырья.

      Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

      К критериям происхождения относятся: роль и место организации в  системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

      К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в  документе, значение имеющейся в  документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

      К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и  передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

      При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

      Экспертиза  ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

      Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации.

      На  первом этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

      Экспертиза  электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение). При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронных документов; стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов; затраты на обеспечение хранения. 

      4.3 Организация проведения экспертизы ценности документов 

      Экспертиза  ценности документов в организации  проводится: в делопроизводстве –  при составлении номенклатур  дел, в процессе формирования дел  и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

      Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда  Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию (Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации), образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия.

      В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии.

      Экспертная  комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. (Приложение И) В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

      В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

      Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

      Основными задачами центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

      Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

      Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания  центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения руководителем организации.