Контрольная работа по «Документирование управленческой деятельности»

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН 
 

    Кафедра: «Экономика предприятий» 
 
 
 
 
 

    КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу: «Документирование управленческой деятельности»

Вариант 17 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил  студент: группы 47-71,

М. Г. А.

Факультета  экономики управления

Руководитель  контрольной работы:

к.э.н., доцент,

Н. С.М. 
 

А 2011

Содержание

             Введение……………………………………………………………………………...3

1. Входящий документ - сопроводительное письмо………………………...5
2. Исходящий документ – письмо-разрешение……………………………...7
3. Внутренние документы……………………………………………………..8
1. Решение……………………………………………………………….8
2. Акт о списании имущества……………………………………….....9
4. Правила оформления документов………………………………………..12
1. Состав реквизитов документов…………………………………….12
2. Правила оформления реквизитов документов……………………14
3. Оформление текстовых документов………………………………19
4. Оформление таблиц………………………………………………...20
5. Технические средства, используемые при создании и обработке документов…………………………………………………………………23

Заключение……………………………………………………………….................26

Список  использованной литературы……………………………………...............27

Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    С точки зрения технологии, управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Недокументируемые управленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.

    Как известно, в настоящее время человечество переживает период лавинообразного  роста количества информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

    В большей степени для использования  новых технических средств и  технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки  документов используются стандартные  операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

    Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации. В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

    Тема  актуальна тем, что с развитием  информационного общества во все  сферы деятельности человека, в том  числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С  каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

    Цель  работы: изучить особенности использования  современных технических средств  обработки документов в делопроизводстве и рассмотреть классификацию документов.

    Для достижения цели были поставлены следующие  задачи:

    - изучить способы документирования информации;

    - классифицировать типы и виды  документов;

    - рассмотреть разновидности носителей  документов;

    - описать способы изменения, тиражирования  и физической обработки документов;

    - изучить правила оформления документов.

    Методологическую основу данной работы составили научные работы выдающихся учёных, статьи и журналы, нормативно-правовые акты и интернет ресурсы. 
 
 
 
 
 

    

1. Входящий  документ - сопроводительное письмо

 

    Входящий  документ – это документ, поступающий на предприятие, в учреждение или организацию.

    Сопроводительное  письмо (англ. cover letter) - это поясняющее, дополняющее, служебное письмо к прилагающимся документам при поступлении на работу или письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо (контрагентам, деловым партнерам и т.п.).

    Целью сопроводительного письма является выход на личностный контакт с  менеджером по персоналу или работодателем.

    Существует  несколько типов сопроводительных писем:

1. Письмо-запрос. В данном письме соискатель запрашивает список вакансий у работодателя, которые могут ему подойти согласно резюме.
2. Письмо-подтверждение. В данном письме соискатель доводит до сведения работодателя то, что он согласен на работу по данной должности.
3. Письмо-отказ. В данном письме соискатель уведомляет работодателя о том, что он отказывается от предложенной должности.
4. Письмо-приложение. Данное письмо отправляют в ответ на определенную вакансию, на которую производится подбор сотрудников. В нём Вы должны описать то, почему должны взять на работу именно Вас.
5. Письмо-благодарность. Данное письмо отправляется соискателем после собеседования, чтобы показать работодателю свою заинтересованность в предложенной позиции.
6. Письмо-опись. В данном письме источник сообщает адресату о направлении прилагающихся докуметов. Также может поясняться цель направления документов. Например: "Для рассмотрения вопроса о вступлении нашей организации в вашу ассоциацию направляем следующие документы: ...".

    Структуру сопроводительного письма можно  представить следующим образом:

1. Обращение. Письмо желательно адресовать конкретному человеку. Например: "Уважаемый Иван Иванович".
2. Источник. Информация о том, откуда вы узнали о данной вакансии.
3. Цель письма.
4. Навыки. Перечисление основные навыки, которые требуются для новой должности.
5. Контакт. Указывается контактная информация.
6. Подпись.

    Пример  сопроводительного письма к резюме приведён в Приложении 1.

    Если  резюме направляется в иностранную  компанию с мировым именем (так  называемый "бренд"), то требования к составлению сопроводительного  достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    

2. Исходящий документ – письмо-разрешение

 

    Исходящими       документами       наказываются       официальные      документы, отправляемые из организации.

    Письмо-разрешение - это отдельный вид письма, в котором содержится разрешение на выполнение. Образец письма-разрешения приведён в Приложении 2. Ниже приведены примеры писем-разрешений на публикацию.

    Письмо  №1:

    Уважаемый (-ая) [имя получателя],

    Я рад предоставить разрешение использовать моё стихотворение в Вашем ежемесячном издании. Я польщен, что Вам понравилась моя работа.

    Пожалуйста, не забудьте включить соответствующую  информацию об авторских правах при  публикации.

    С уважением, [имя отправителя].

    Письмо  №2:

    Уважаемый (-ая) [имя получателя],

    Я очень рад, что Вам понравилась  моя статья, напечатанная в [номер] журнала [название]. Мне было очень приятно  писать эту статью и доволен, что  другие смогли её прочитать. Я даю разрешение на Вашу просьбу сделать копии и распространить эту статью среди ваших студентов. Надеюсь, что они найдут ее полезной. Как дань уважения, пожалуйста, укажите на обложке авторские права и источник первоначальной публикации.

    С уважением, [имя отправителя].

    Письмо  №5:

    Уважаемый (-ая) [имя получателя],

    Спасибо за то, что спросили разрешение использовать мою статью под названием [название] в Вашем информационном издании. Я рад, что содержание оказалось  интересным. У Вас есть моё разрешение использовать статью бесплатно, если при этом не извлекается прибыль.

    С уважением, [имя отправителя].

3. Внутренние документы

 

    По  мере развития компании неизбежно возникает  потребность в создании внутренних документов, перечень которых определяет сама организация.

    Внутренние (локальные) документы компании – это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации.

    Внутренними (локальными) документами компании являются: приказы, распоряжения, решения; инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т.д., которые имеют условную иерархию.

    При всем многообразии внутренних документов можно выделить несколько основных групп:

1. Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);
2. Организационные документы (структура компании, штатное расписание, должностные инструкции, положения, инструкции, регламенты и т.п.);
4. Информационные документы (акты, письма, докладные и служебные записки, протоколы производственных совещаний, телефонограммы и т.д.)

 

1. Решение

 

    Решение – это внутренний документ организации, отражающий решения производственных совещаний.

    Решение имеет такую же структуру, как  приказ и распоряжение, т.е. делится  на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части излагается состояние вопроса и формулируется конкретная задача. В распорядительной части предлагается определенный перечень действий по решению данной задачи, а также назначаются исполнители и определяются сроки исполнения. Исполнителями могут быть как структурные подразделения, так и конкретные должностные лица. Распорядительная часть решения начинается словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛИ"). Текст решения может быть разделен на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то их следует оформить в качестве приложений.