Этапы подготовки и оформления распорядительных документов

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения49.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу50.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа51.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые организацией52.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два основных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (148х210). Каждый лист документа, оформленный на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее53.

 

3. ПРИКАЗЫ ПО  ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

 

3.1. Виды приказов по личному составу

 

 

Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. К таким приказам относятся приказы о приеме, переводе, расторжении трудового договора, командировании и предоставления отпусков.

Это постановление не имеет государственной регистрации, осуществленной Минюстом России, в связи с чем, многие практики считают его необязательным и не применяют, продолжая составлять текстовые приказы54.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Росархива от 27.11.2000 г. №68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Для приказов с разными сроками хранения могут использоваться различные буквенные обозначения.

Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.

Как правило, приказы по личному составу делятся по срокам хранения в следующем порядке:

Приказы по личному составу
Со сроком хранения 75 лет	Со сроком хранения 5 лет
Прием на работу	Отпуск (очередной ежегодный, учебный)
Перевод	Взыскания
Увольнение	Дежурства
Долгосрочные и/или зарубежные командировки	Краткосрочные российские командировки

 

Требование разделять командировки по делам с разными сроками хранения продиктовано Перечнем документации, образующимся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Росархив, 2000 ст. 6., но на практике это не совсем удобно, поэтому допускается выделение таких приказов в отдельное дело с присвоением большего срока хранения.

Также на практике часто приказы по отпускам удобно вести отдельно. Конечное количество дел (папок) регламентировано количеством данных документов в организации  в рамках календарного года и определяется организацией самостоятельно, но с соблюдением указанных архивных требований. По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:

1.   простые – содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);

2.   сложные – содержат в приказе несколько распорядительных разделов.

В зависимости от адресата различают:

1.   индивидуальные - содержат информацию только об одном работнике;

2.   сводные - содержат информацию о нескольких работниках.

В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.

Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ не целесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Можно рекомендовать выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке55.

 

 

3.2. Оформление  приказов по личному составу

 

 

Приказы по личному составу оформляют  в следующих случаях: прием, перевод, увольнение, поощрение, премирование, предоставление отпуска, командирование, наложение дисциплинарного взыскания и др. Заключение трудового договора (контракта) не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении.

Большинство форм приказов по личному составу унифицировано в рамках Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Приказы по личному составу оформляют на общих или специальных бланках.

Реквизит «Заголовок к  тексту» приказа по личному составу должен точно передавать  смысл текста. Он грамматически согласуется с названием  вида документа и отвечает на вопрос «о чем?», например, «О приеме на работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т.д. В случае оформления приказа на одного работника в заголовке указываются его фамилия и инициалы.

Часто приказ распространяется на двух или более работников (сложный приказ). В этом случае его текст разбивают  на пункты, а в реквизите «Заголовок к тексту» фамилии работников не указывают.

Текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную. В приказе по личному составу  констатирующая часть (о причине его издания) может отсутствовать.

Трудовые договоры (контракты) включаются в состав личных дел работников организации.

Распорядительная часть приказа по личному составу начинается словами, передающими предписываемые действия, например, УВОЛИТЬ, ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д. После распорядительного слова с новой строки прописными буквами пишется фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество полностью и остальной текст распорядительной части.

Затем в приказе по личному составу указывается основание – названия соответствующих документов (заявление, докладная ил  объяснительная записки, трудовой договор (контракт) и др.).

Слово «Основание» пишется от границы левого поля (без абзаца) и отделяется от распорядительной части двумя интервалами. Данное слово остается открытым, т.е. вторую и последующую строки текста основания печатают не от границы левого поля, а с позиции первой буквы (цифры) текста основания. После слова «Основание» ставится двоеточие.

В сложных приказах основание указывают после каждого пункта. Если несколько пунктов приказа имеют одно основание, его помещают в конце текста.

В целях придания юридической силы приказу в него включают реквизит «Подпись». Поскольку приказ издается на основании единоначалия, на нем будет одна подпись. Право подписи имеет руководитель организации или заместитель руководителя.

Процедуре удостоверения приказа должна предшествовать операция внутреннего согласования (визирование). Лицо, которое должно завизировать проект приказа, определяется в организационных документах (устав, положение) или исходя из содержания документа. Первым проект приказа визирует исполнитель.

Визы размещают на первом экземпляре на лицевой стороне ниже реквизита «Подпись».

Для ознакомления с приказом работников, которых он касается, необходимо выполнить еще «Визу ознакомления». Она включает слова «С приказом ознакомлен(а, ы)», личную подпись работника, ее расшифровку (в одну строку) и под личной подписью – дату ознакомления. «Виза ознакомления» располагается ниже реквизита «Виза».

После подписания приказа по личному составу регистрируются, проставляются дата и регистрационный индекс. Последний включает порядковый регистрационный номер (в пределах делопроизводственного года) и буквенное обозначение через дефис56.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Делопроизводство появилось очень давно и означало дело-производить (делать дело) т.е. решать вопрос. Сегодня есть более емкое определение делопроизводству.

Делопроизводство - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами», т.е. делопроизводство неразрывно связано с документами, с их созданием и обработкой. На сегодняшний день, работа с документами происходит на компьютере , что значительно облегчает процесс создания и обработки.

Документ - как уже рассматривалось выше это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве.

Распорядительные документы - документы, посредством которых решаются административные и организационные вопросы т.е. важнейшие вопросы деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Наиболее распространенные виды распорядительных документов это постановления, решения, приказы, указания.

Этапы подготовки распорядительных документов представляет собой достаточно сложный процесс, отличающийся в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить четыре основных стадии подготовки документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание документа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам.

Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих.

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме (указывается действие или что нужно сделать т.е. требования). В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения - автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

1. Источники:
1. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (ред. От 12.03.2014) «О государственном гербе Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – №2-ФКЗ. – Ст. 12
2. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 1003-03-03. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. - № 65 ст. – 17 с.

 

2. Литература:
1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2011. – 256 с.
2. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: учебно-методическое пособие. / Г.И. Балибардина. – Волгоград: Издательство ВолГУ, 2012. – 77 с.
3. Квеско Р.Б. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие. / Р.Б. Квеско, С.Б. Квеско. – Томск: Издательство Томского политехнического университета, 2013. – 140 с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления. / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.:Юнити – Дана, 2013. – 359 с.
5. Кушнаренко Н.Н. Делопроизводство / Н.Н. Кушнаренко. – К.: Знания, 2011. – 459 с.
6. Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. / В.В. Митрофанова. – М.: АЛЬФА-ПРЕСС, 2011. – 301 с.
7. Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учебное пособие. / В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Некраха. – Минск:БГЭУ, 2011. – 318 с.
8. Румынина Л.А. Делопроизводство. / Л.А, Румынина. – М.: Мастерство, 2012. – 208 с.
9. Чуковенков А.Ю. Правила оформления документов. / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 216 с.

 

3. Справочные издания:
1. Сухарев А.Я. Большой юридический словарь. / А.Я. Сухарев, В.Е. Крутских, А.Я. Сухарева. – М.: Инфра-М, 2013. –  617 с.
2. Ушаков Д.Н. Толковый словарь русского языка. В 4 т. / Д.Н. Ушаков. — М.: Рус. яз., 2011. – Т.3 – 720 с.