Делопроизводство в кадровой службе

— проведение сотрудником службы безопасности или  кадровой службы собеседования с  сотрудником с целью напоминания  ему об обязательстве сохранения в тайне тех сведений, которые  ему были доверены по службе в фирме, предупреждение сотрудника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;

— подписание сотрудником обязательства о  неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;

— документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;

— прием  от сотрудника пропуска для входа  в здание фирмы, выдачу ему трудовой книжки и расчета по заработной плате, сопровождение его до выхода из здания сотрудником службы безопасности.

После сдачи всех документов и материалов сотруднику запрещается входить в режимную рабочую зону. При необходимости у него может быть изъят пропуск (идентификатор) сотрудника и выдан идентификатор посетителя с правом входа только в определенные административные помещения.

Следует напомнить увольняющемуся сотруднику, что он подписывал при поступлении на работу обязательство (давал подписку) о неразглашении секретов фирмы.

Ему напоминают, что и после увольнения, по крайней  мере в течение года, за его деятельностью  будет осуществляться наблюдение. Предупреждение включается в обязательство, которое подписывает увольняющийся сотрудник.

Ущерб от увольнения сотрудника резко уменьшается, если тайна фирмы раздроблена  и известна по частям достаточно большому числу работников.

В любом  случае рекомендуется по истечении трех месяцев после увольнения направить бывшему сотруднику письмо-напоминание о необходимости сохранения секретов фирмы.

Если  руководству фирмы стали известны случаи несанкционированного использования  бывшим сотрудником конфиденциальных сведений или ноу-хау фирмы, следует начать активное судебное разбирательство выявленных фактов.

Следовательно, рассмотренная технология оформления увольнения сотрудников, владеющих  ценными и конфиденциальными  сведениями, позволит не только повысить ответственность всего персонала за сохранность доверенных им сведений, но и предотвратить факты кражи увольняющимися сотрудниками ценной информации, ограничить возможность использования ее в других организациях и фирмах. 
 

Вопрос 23. Формирование личного дела

Личные  дела ведутся на руководящих работников и приравненных к ним категорий  работников, а также на материально-ответственных  лиц. Правилами кадрового делопроизводства оговариваются порядок оформления и хранения личных дел, объем и  компоновка включаемых в них документов.

Личное  дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными  делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по разному решают вопросы их формирования и ведения.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих  работников, специалистов, материально-ответственных  лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Состав  документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит  от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

При формировании личного дела документы следует  располагать в определенном порядке:

- внутренняя  опись документов дела

- дополнение  к личному листку по учету  кадров (дополнение к анкете)

- личный  листок по учету кадров (анкета)

- автобиография

- копии  документов об образовании

- копия  документа (или выписка из него) об утверждении в должности 

- характеристики  или рекомендательные письма

- Заявление  о приеме на работу или трудовой  контракт

- копия  приказа о назначении на должность.

Для научных  работников в личное дело включаются также список научных трудов и  изобретений. Для избираемых руководителей - выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например: копия свидетельства  о браке) и характеризующие его  профессиональные, деловые и личные качества, например: аттестационные листы, отзывы, представления о назначении на должность, копии актов ревизий,  справки-объективки (биографические справки, содержащие основные анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии).

В практике работы многих предприятий принято  включать в состав личного дела копии  приказов (или выписки из них) о  переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении  и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилий и др. Однако, вся эта информация содержится в "Дополнении к личному листку по учету кадров". В связи с этим не рекомендуется включать названные документы в личное дело.

Справки о состоянии здоровья, с места  жительства, обходные листы и другое в личные дела не подшиваются, а формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.

Все поступающие  в личное дело документы должны располагаться  в хронологическом порядке.Личное дело подшивается в отдельную  папку, на обложке которой указываются  фамилия, имя и отчество сотрудника в именительном падеже. На папке проставляется порядковый номер (как правило - табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в "Книге (Журнале) учета личных дел", предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные  дела хранятся как документы строгой  отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается  на лиц, ведущих кадровую документацию, а на небольших предприятиях, где нет самостоятельных кадровых служб, на директоров.

Ежегодно  на предприятии должна проводиться  проверка наличия и состояния  личных дел. Факт такой проверки фиксируется  в "Дополнении к личному листку по учету кадров". При выявлении  недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки обязательно доводятся до сведения директора предприятия.

В кадровой службе хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Личные  дела могут выдаваться во временное  пользование лишь определенным должностным  лицам. Круг таких лиц, допускаемых  к пользованию личными делами, определяется непосредственно директором предприятия, причем его особое разрешение необходимо и в случаях высылки дел по соответствующим запросам в другие организации. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия лицо, ответственное за документальное обеспечение кадровой деятельности, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Личные  дела НЕ ВЫДАЮТСЯ на руки работникам, на которых они заведены.

После увольнения работника его личное дело извлекается из данной папки и оформляется для передачи на хранение. На каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одну обложку с расчетом, чтобы такое дело не превышало 250 листов.

В таком  случае отдельные личные дела сшиваются  вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом  алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с  указанием в нем фамилии, имени  и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением фамилий, имен, отчеств и указанием соответствующих номеров листов в деле, где имеются сведения на это лицо.

Личные  дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела.

Вопрос 24. Ведение личного дела

Личное  дело ведется в течение всего  периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами  конкретной компании). Ведение личного  дела предусматривает:

ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

 помещение  документов, подлежащих хранению  в составе личных дел;

 изъятие  документов, надобность в которых  миновала;

периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

Внесение  записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения  процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование  факсимиле (штампов) установленных  образцов. Документы, накапливающиеся  в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении  в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. 
 

Вопрос 25. Хранение личного  дела

Хранение  и учет личных дел организуются с  целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные  дела включаются в номенклатуру дел  кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием  сроков хранения. В соответствии с  Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные  дела хранятся в кадровой службе (в  приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут  помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов: