Автоматизированные системы обработки документации

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине

ДЕЛОПРОИЗВОДТСВО

по теме: «Автоматизированные системы обработки документации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………. . …3

Глава 1. Автоматизированные системы обработки документации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.1 Понятие документа, документопотока, делопроизводства ………….......4

1.2 Принципы организации документооборота...…………………………….7

1.3 Автоматизация делопроизводства и ее системы…………..……………….9

Глава 2. Примеры оформления документов……………………………….19

2.1 Приказ  по основной деятельности………………………………………..19

2.2 Протокол…………………... . . . . . . . . . .. . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . ...21

2.3 Акт………..................................................................................................23

2.4 Докладная  записка…………………………………………………………..25

2.5 Деловое  письмо……………………………………………………………..26

2.6 Деловое  письмо иностранному корреспонденту…………………………..27

2.7 Заявление  по личному составу……………………………………………...28

2.8 Приказ  по личному составу…………………………………………………29

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………..30

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ……………. . . . . . . . .31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Тема курсовой работы актуальна, в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами - в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки

 

 

 Цель – получение знаний  по автоматизированным системам обработки документации  и практических навыков составления и оформления реквизитов документов.

 Мной поставлены следующие задачи:

• дать определение понятий документа, документопотока, делопроизводства;
• классифицировать принципы  организации документооборота;
• проанализировать системы автоматизации делопроизводства;
• оформит образцы документов в соответствии со всеми нормами и стандартами;
• сделать основные  выводы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1 Понятие документа, документопотока, делопроизводства

 

В настоящее время в связи со значительным ростом

информационных потоков все большее значение уделяется системам

автоматизации документооборота организаций и учреждений.

Для того, чтобы эффективно управлять деятельностью любого

предприятия, фирмы, организации все имеющие место там

информационные потоки должны управляться и отслеживаться.

Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопоток. Документопоток лежит в основе

делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации

принято называть деятельность по организации прохождения

документов внутри данной организации.

Рассмотрим задачи автоматизации бизнесс-процессов офисов и

рассмотрим вопросы построения документооборота.

Основными задачами автоматизации документооборота и систем

доставки информации являются следующие:

• интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
• ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных

операций;

• автоматизация процесса прохождения документов внутри

предприятия и за его пределами;

• формирование алгоритмов прохождения документов в

соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование,

утверждение документов);

• планирование и управление ресурсами;

автоматизация административно-управленческих функций

(оперативное  формирование указаний, распоряжений, контроль за их

выполнением);

• организация и контроль деятельности персонала, учет и

планирование рабочего времени;

• обеспечение оперативного обмена официальными документами

(служебными  записками, письмами, заявками, нормативными

материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала,

отдельных подразделений предприятия;

• обеспечение рассылки и приема документов через внешние

системы (Internet, Telex, Fax, почтовые 25a025e>Tjсистемы);

• формирование и накопление базы данных электронных

документов любых типов с возможностями многокритериального

поиска как по содержимому документов (включая графические), так и

по сложным логическим условиям.

Современные системы автоматизации документооборота

поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки

информации, которая содержит следующие компоненты:

многопользовательские СУБД;

• средства подготовки документов (текстовых, графических,

мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков,

  локальные сети;

• средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;
• средства системного администрирования - определение

программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе

и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа,

оповещение о нарушениях;

• средства макропрограммирования, обеспечивающие

расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и

возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации

предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей

необходимые транзакции, множественный доступ к общим

информационным ресурсам. К коммуникационной системе,

выполняющей функции доставки информации, предъявляются

следующие требования:

• надежность доставки (исключение возможности потери

документов);

• повышенные вероятностно-временные характеристики;
• достоверность передаваемых документов;
• конфиденциальность документов;
• контроль доставки сообщений и регистрация трафика;
• возможность доступа к внешним телематическим услугам для

передачи и приема информации из внешних систем;

• отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов).

Существуют различные системы документооборота,

выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При

выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими,

так и техническими критериями. Большое значение имеет

преемственность существующих технологий, а также возможность

дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой

базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Принципы организации документооборота

Основным принципом документооборота является отсутствие

локальных архивов документов (таких архивов не существует ни у кого). И

это обусловливается тем, что любой входящий документ, не попавший в

общий архив документов, вполне реально рискует оказаться неисполненным. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ..."). Рассмотрим типы документов. Типов документов, используемых в работе предприятия, может быть достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). Некоторые типы документов представлены на рис.30.

 

 

 

 

 

 

 

Однако, представленные типы документов, в свою очередь, могут быть

разделены всего на 3 вида (рис.31).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Автоматизация делопроизводства

Очень важным для предприятий является вопрос автоматизации делопроизводства. Но для того, чтобы добиться качественной автоматизации необходимо в начале исследовать документопотоки на предприятии и при необходимости модифицировать документопотоки с целью повышения эффективности их обработки. Идея автоматизированного офиса предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. В настоящее время известен целый ряд концепций построения автоматизированного офиса, например, свои решения предлагают фирма Microsoft, Borland, Lotus. В зависимости от величины бизнеса фирмы (крупный, средний, мелкий) могут использоваться такие продукты как Lotus Notes, StaffWare, DOC Ware, MS Office, а также целый ряд других из числа продуктов, предлагаемых на белорусском рынке. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Также через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов. Электронный архив становится при этом ядром офисных СУЭД, решая проблемы хранения электронных документов, быстрого поиска и распределенного доступа к ним.

 

Электронный архив документов позволяет решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса.

Важной проблемой СУЭД, является вовлечение в электронный документооборот бумажных документов с целью объединения потоков документов приходящих в твердой копии и документов, изначально создаваемых в электронном виде или приходящих по электронной почте.

Решить проблему ввода в СУЭД бумажных документов позволяет использование сканеров и систем распознавания текстов. Система распознавания текстов CuneiForm позволяет вводить бумажные документы со сканера и записывать их в графическом виде, для создания электронной копии документа с возможности дальнейшей печати. При необходимости документы могут быть преобразованы в организации потокового ввода документов в Электронный архив, возможно использовать CuneiForm OCR Server. CuneiForm OCR Server обеспечивает автоматический поиск изображений, полученных с сервера сканирования, последовательное их распознавание, удаление и передачу результатов в указанную пользователем директорию в полностью автоматическом режиме. По желанию пользователя изображения могут быть заархивированы и помещены в указанную им директорию, а результаты распознавания сохранены в формате, удобном Н_¤_Nm____для редактирования. Это дает возможность независимой работы группы пользователей и создание систем потокового ввода документов в корпоративные базы данных или электронные архивы.

Выделяют следующие системы автоматизации делопроизводства:

Система «ДЕЛО»

(ЗАО  «Электронные офисные системы», ООО «Компания НетКом Текнолоджи»)  
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система обеспечивает выполнение следующих операций.

- Отслеживание всех этапов делопроизводственных  операций и результатов выполнения  работ по основным функциональным  процессам организаций и учреждений.