1.3. Состав первичных  документов и учетных  регистров 
по расчетам с подотчетными лицами

      Основными документами, которые применяются  при оформлении расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

      Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

ГЛАВА 2

АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1. Подготовительная  деятельность, последовательность  и содержание отдельных  этапов аудиторской  проверки

       Подготовительная  деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором материалов заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которыми клиент имеет деловую связь.

       В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени  деловой безупречности клиента  и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

      После принятия решения о проведение аудиторской  проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную  программу изучения документов в  зависимости от состояния данного  раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник.

      Вопросник для сбора информации при составлении  программы аудиторской  проверки расчетов с  подотчетными лицами 

      По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия  по вышеназванному вопроснику аудитор  может сделать следующие выводы:

       1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

       2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ  (Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.

       3. Приказы о направлении работников в командировку не оформляются — следует проверить не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

       4. В нарушение Порядка ведения кассовых операций суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.

       5. В нарушение Главы 21 Налогового Кодекса РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

       6. В нарушение Главы 25 Налогового Кодекса РФ «Налог на прибыль организаций» сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

       7. В нарушение Главы 25 НК РФ «О налоге на прибыль организаций» и Главы 21 НК РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

       8. В нарушение Порядка ведения кассовых операций выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

      По  результатам проведенного опроса у  аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

      Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных  лиц, получающих наличные деньги из кассы  на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных  сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям, на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц  в штате предприятия.

Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли  предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.

Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных  к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки.

Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения  учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 — проверка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных норм.

Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения  в учете НДС по приобретенным  подотчетными лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС. При покупке ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических  размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы  — это затраты предприятия  по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

      Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно-утвержденных норм, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.

Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения  аналитического учета представительских  расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода  по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

      При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

      При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты:

      1. Соответствие дат и сумм, указанных  в документах, относящихся к одной  командировке или одному авансовому  отчету.

     2. Соответствие предоставленных документов  правилам оформления, установленным  действующими законодательными  актами.

     3. Правильность отнесения проверяемых  сумм на бухгалтерские счета.

2.2. Типичные нарушения 
при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

     Основные  нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение  порядка выдачи подотчетных сумм:

· отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетных средств;

· в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;