Контрольная работа по «Документационному обеспечению управления»

Государственное образовательное учреждение

среднего  профессионального образования

Уфимский  колледж библиотечного дела и  массовых коммуникаций 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Документационное обеспечение  управления» 
 
 
 
 

                                                                                             Выполнила: Фахруллина С.Р.

                                                                           студентка гр. М-31

                                                                                       заочной формы обучения 
 

                                                                    Руководитель:   

                                                                                             ___________Л. А. Марешова

                                                                                                Контрольная работа защищена

                                                                                      с оценкой_____________ 
 
 
 
 
 
 
 

2010 

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….3

1. Виды классификаторов используемых в документационном обеспечении управления…………………………………………….....5
2. Составление описей рассылки на заказную корреспонденцию……..9
3. Прием, регистрация, рассмотрение обращений граждан. Контроль сроков исполнения обращения. Анализ работы с обращениями…...12
4. Подготовка и передача дел в ведомственный архив………………...16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….19

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 

      Делопроизводство  сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

      Организация делопроизводства условно делится  на две части:

      - обеспечение своевременного и  грамотного создания документов (документирование);

       -организация работы с документами:  получение-передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

     В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

     Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

     Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

     Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

     Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

     Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

     Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

     Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

     К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.

     Данная работа посвящена только 4 вопросам документационного обеспечения управления. Но даже в этих вопросах попробуем разобраться по подробнее. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ВИДЫ  КЛАССИФИКАТОРОВ  ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В  ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 
 

      Классификаторы  предназначены для автоматизации  работ с документами. Они позволяют  при поиске, сортировке и обработке  использовать специальные коды, которые  присваиваются документам. Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде.

      Классификация и кодирование применяются в  статистике, экономике, банковском и  таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

      Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и  кодирования технико-экономической  и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 37 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

      К сфере делопроизводства можно отнести  следующие классификаторы:

      • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); 

      • Общероссийский классификатор предприятий  и организаций (ОКПО); 

      • Общероссийский классификатор профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

      Рассмотрим каждый классификатор по отдельности.

      Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД).

      ОКУД  содержит информацию об унифицированных  системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

      Он  предназначен для решения следующих задач:

• регистрации форм документов;
• упорядочения информационных потоков;
• сокращения количества применяемых форм;
• исключения из обращения неунифицированных форм;
• обеспечения учета и систематизации унифицированных форм;
• документов на основе их регистрации;
• контроля над составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
• рациональный организации контроля за применением унифицированных форм документов.

      Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

      Коды  ОКУД в соответствии с ГОСТЗ6.30-944 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» представляются в унифицированных формах документов.

      Общероссийский  классификатор предприятий  и организаций (ОКПО).

      ОКПО  содержит восьми- или десятизначный номер юридического лица, указываемый в бухгалтерских документах.

      Изменения к ОКПО вносятся Росстатом в составе  Статистического регистра хозяйствующих  субъектов с использованием информационно-вычислительной сети Росстата.

      Классификатор используется для ведения списка юридических лиц во всех государственных классификаторах и базах данных РФ для облегчения связывания данных о юридических лицах и учета статистики.

      ОКПО  является кодом вида деятельности организации, но не кодом самой организации.

      Общероссийский  классификатор профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

      Классификатор предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности  рабочих и служащих, учетом состава  и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросами обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и другими на всех уровнях управления народным хозяйством в условиях автоматизированной обработки информации.

      Объектами классификации в ОКПДТР являются профессии рабочих и должности  служащих.

      ОКПДТР  состоит из двух разделов:

• профессии рабочих;
• должности служащих.

      Первый  раздел - профессии рабочих - включает профессии рабочих в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), а также профессии рабочих, права и обязанности которых предусмотрены в уставах, специальных положениях и соответствующих постановлениях, регламентирующих состав профессий в отраслях экономики.

      Второй  раздел - должности служащих - разработан на основе Единой номенклатуры должностей служащих, Квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов и служащих, действующих постановлений и других нормативных документов по вопросам оплаты труда с учетом наименований должностей, применяемых в экономике.

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ РАССЫЛКИ НА ЗАКАЗНУЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ

 
 

      Обработка и отправка документов осуществляется централизованно в отделе организации надзора Управления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 N221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N17, ст.1556) (в территориальном отделе – уполномоченным лицом).

      Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, адресованные (при направлении документа  более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), определение и проставление стоимости отправления, составление списка (описи, реестра) и передачу на отправку в местное отделение связи.

      Отправлять  документы заказной почтой без крайней  необходимости не рекомендуется.

      Документы для отправки передаются в отдел  организации надзора Управления полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления.