Контроль и ревизия расчётов с подотчётными лицами

В разделе «Цель ревизии» формулируются  главные задачи ревизии, перечисляются  объекты ревизии.     

В разделе «Средства и условия, необходимые для проведения ревизии» содержится перечень оргтехники, средств связи и доставки, условия проживания, время работы и др.     

В разделе «Сроки и место исполнения» указываются время начала и окончания  ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.       

В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к проведению ревизии. Отдельно может быть установлен перечень лиц, имеющих допуск  к конфиденциальной информации.     

В разделе  «Формы документального оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового  акта ревизии. При проведении ревизии  расчетов с подотчетными лицами возможно составление следующих вспомогательных  документов: ведомость переплат и недоплат командировочных сумм, вспомогательная ведомость проверки соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным суммам и наличие остатков неиспользованных сумм, ведомость проверки соответствия оборотов по счету 71, отраженных в Главной книге, балансе и журнале-ордере № 7 (поквартально) и др.     

Полная  правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизующего на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т. е. помогает ревизующему детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации, - при больших затратах времени ревизии может не дать должных результатов.     

План  ревизии. На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии. План ревизии должен обладать определенными характеристиками: действенность, конкретность, реальность, гибкость и мобильность.     

Предварительная подготовка ревизии. Предварительная подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В процессе такой подготовки сначала решаются методические вопросы, затем организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.     

Методические  вопросы. Необходимо внимательно просмотреть  материалы предыдущих ревизий данной организации. Материалы ревизий  должны хранится в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.     

Организационные вопросы. Составляется список необходимой  оргтехники, печатей, штампов и др. Разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов и т. д. Подбираются участники ревизии. Состав участников ревизии оформляется приказом по организации, которым устанавливается также срок ревизии. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявить копию приказа и по просьбе проверяемого – документы, удостоверяющие его личность.      

Ознакомление  с объектом ревизии. Следующие шаг в процессе организации ревизии – это непосредственное знакомство с объектом ревизии. Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, системой документооборота, технологией работы и т. п. Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы.     

Предварительный и текущий контроль за соблюдением  действующего порядка выдачи и использования  подотчетных сумм призван обеспечить прежде всего главный бухгалтер организации. Последующий контроль осуществляется преимущественно в форме документальных проверок и ревизий.  

2. Составить перечень тестов по проверке расчетов с подотчетными лицами.

3. На  данном предприятии выявлено  несколько нарушений:

3.1 . По авансовому отчету агента снабжения Сорокина А.Ф. (№ 18 от 13. 09. 20хх г.)

- на 01.09 был долг 250 руб, однако бухгалтер  выдала в подотчёт 680 руб, оправдательные  документы отсутствуют, сумма  не списана с 71 счёта, задолженность  Сорокина перед фирмой увеличивается.

- 10.09 вторично выдано в подотчёт  сумма 1500 на командировочные расходы (за предыдущие суммы Сорокин не отчитался). Из суммы 1500 бухгалтер списывает на 26 счёт сумму  1216, хотя авансовый отчёт Сорокин предоставляет на сумму 1041. Проводки должны быть:

Д 26 К 71 – 945 (200 суточные, 265 проезд, 480 гостиница без НДС)

Д 19 К 71 – 96 (учтён НДС по проживанию в  гостинице.) ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11. 10. 95 N 39 (ред. от 29. 12. 97) "О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" — в соответствии с пунктом 19 Инструкции, НДС по приобретенным у организаций оптовой торговли и производителей за наличный расчет материальным ценностям принимается к зачету лишь при наличии соответствующих первичных документов (приходный кассовый ордер, накладная на отпуск товаров), содержащих сумму НДС отдельной строкой). При этом в соответствии с пунктом 1 "ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА СЧЕТОВ - ФАКТУР ПРИ РАСЧЕТАХ ПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" утвержденным ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 29. 07. 96 N 914 (ред. от 02. 02. 98) обязательным условием для зачета НДС, помимо упомянутых выше документов, является наличие счета-фактуры на приобретенные товары, содержащей сумму НДС отдельной строкой.

Таким образом, необходимо либо внести в кассу  остаток неиспользованной подотчётной  суммы (Д 50 К 71), либо удержать из заработной платы (Д 70 К 71) Сорокина сумму 459 руб.

- 21.09 также  при наличии задолженности подотчётного  лица перед фирмой бухгалтер  выдаёт Сорокину в подотчёт  дополнительную сумму 4500, из которой списывает  2600 как представительские расходы, хотя оправдательные документы отсутствуют. Таким образом долг Сорокина перед фирмой увеличился и составляет в общем  5 889 руб .((250+680+1500+4500) – (945-96)). Дебетовое сальдо 71 счета составляет сумму 5 889 руб.

3.2. По авансовому отчету заведующему хозяйством Перову С.К. видим, что имеется долг организации перед подотчётным лицом в сумме 680 руб, дополнительно РКО на сумму 700 руб, однако израсходовано 800. по данной операции отсутствует товарный чек – это документ, в котором указано, какие именно товары были приобретены. Если кассовый чек не содержит информации, позволяющей идентифицировать товар, то он не может быть принят к учёту без товарного чека.

Если  всё-таки условия позволяют принять данный документ к учёту, необходимо согласовать перерасход с руководителем предприятия и дополнительно сделать РКО на сумму 100 руб.

7.09 и  10.09 в подотчёт выдаются суммы  250 и 150 ру. Соответственно, 55 руб.  Перов вернул в кассу.

Таким образом, долг организации перед  Перовым С.К. на конец периода  составил 335 руб (680 + (55+800)-9100+700+250+150). 

4. Выводы  и предложения

4.1. Т.к.  учёт расчетов с подотчётными  лицами должен обеспечивать правильность  и своевременность расчётов, необходимо  вести его отдельно по каждой  выданной в под отчёт сумме  и каждому подотчётному лицу, это условие не соблюдается на анализируем предприятии.

4.2 Руководителем  предприятия должен быть установлен  список лиц, которым можно выдавать  в под отчёт денежные средства.

4.3. Сроки сдачи авансовых отчётов соблюдены, однако не каждая сумма, выданная в подотчёт подкреплена оправдательными документами в связи с их отсутствием или неправильным заполнением. В связи с этим возникает задолженность предприятия перед подотчётными лицами и наоборот.

4.4. Руководителем  предприятия должна быть определёна сумма подотчетных средств и срок, на который она выдается. 
 
 
 

 Список  использованной литературы: 

1. Максимова Г.В. Экономичсекий контроль: ревизия  и аудит: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2002. – 209 с.
2. Приказ МФ РФ от 14 апреля 2000г. №42н «Об утверждении Инструкции о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства Финансов Российской Федерации»
3. «О бухгалтерском учёте», федеральный закон от 21.11.96г. № 129-ФЗ (в действующей редакции)
4. Положение по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.98г. № 34-н (в действующей редакции)
5. План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94-н.