Коммерческие письма

План  работы.

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
2. Организационные документы: устав, положение, договор учредителей, правила внутреннего распорядка и другие.
3. Бланки коммерческих писем. Реквизиты формуляра коммерческого письма.

 

Практический  вопрос. 

Задание 1.  

а) Составьте  докладную (служебную) записку главному бухгалтеру ЗАО «Гарант» от бухгалтера Гориной С.П., которая в ходе проверки склада №1 выявила следующее:

1) все приходные  и расходные документы по складу  регистрируются не в хронологическом  порядке, имеются случаи сдачи  их бухгалтеру с опозданием  на 5 – 6 дней;

2) при проверке  фактического наличия материалов  по 30 наименованиям  у кладовщика Синицыной О.В. установлена недостача:

- 40 листов шифера;

- краски малярной 10 килограмм.

Необходимо  предложить Синицыной О.В. ликвидировать  к установленному сроку недостатки. 

б) Составьте  заявление о приеме на работу секретаря  – референта. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Государственная  система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ).

Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях (В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются "организациями"). ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

  Основная  цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение  качества документов, создание условий  для эффективного применения  прогрессивных технических средств  и технологий сбора, обработки  и анализа информации, совершенствование  работы аппарата управления.

     В развитие Основных положений ГСДОУ  разрабатываются и утверждаются нормативные и методические документы  по совершенствованию документационного  обеспечения управления:

     общесоюзные - Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по стандартам:

     отраслевые - министерствами и ведомствами СССР и союзных республик;

     республиканские - Советами Министров союзных республик.

Нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения  управления не должны ограничивать прав подведомственных организаций, предоставленных  им Законом СССР "О предприятиях в СССР" и другими законодательными актами.

Документационное  обеспечение управления в организации  осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации.

Должностные лица организаций при работе с  документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых в ее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных  и методических документов(При работе с документами, подпадающими под действие специальных положений, должностные лица организаций должны руководствоваться этими положениями.)

Общие требования к документам и службам документационного  обеспечения распространяются на все  системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и  автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций  и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Документационное  обеспечение деятельности организаций, действующих в соответствии со специальными положениями, а также порядок  работы с секретными документами  и документами "ДСП" устанавливаются  специальными инструкциями.

Общие требования к документам и службам документационного  обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования  на единой основе документационного  обеспечения управления и повышения  его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

     Работа  архива организации и формы его  участия в документационном обеспечении  управления регламентируются Основными  правилами работы ведомственных  архивов (М., 1986).

Общие требования разработаны в соответствии с  законами СССР и союзных республик, устанавливающими порядок организации  и деятельности государственного аппарата, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и  оформления управленческих решений, осуществления  контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления и организационных структур и  их информационного обеспечения, государственными стандартами в области документации и автоматизированной обработки  информации с учетом опыта практического  использования унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Единые  требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного  обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику республики (отрасли), а также отраслевых унифицированных  систем документации, типовых номенклатур  дел, типовых перечней документов с  указанием сроков их хранения. На их основе подведомственные организации  разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение  управления.

Учреждения  государственной архивной службы СССР оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации  системы документационного обеспечения, согласовывают типовые и отраслевые нормативные документы по системе  документационного обеспечения, указанные  в п. 1.5, разрабатывают методические документы по отдельным вопросам документационного обеспечения  управления.

     В настоящее время регламентация  документирования, организации и  технологии документационного обеспечения  управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных  и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей  правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации «Об  информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил  ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная  информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании  информационных технологий, установил  обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и  документального учета всех хозяйственных  операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Об обязательности документирования говорится и в других, законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования.

При нарушении  требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

Законодательными  актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы).

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо Учитывать при составлении и оформлении управленческих Документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок Регистрации 'эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

     Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений  деятельности государственных и  негосударственных организаций, к  оформлению тех или иных видов  документов, их содержанию и структуре  текста. 

2. Организационные документы: устав, положение, договор учредителей, правила внутреннего распорядка и другие.

 

     К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное  расписание, должностная инструкция.

     Эти документы содержа правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения.

     Организационный документы проходят обязательную процедуру утверждения.

     Организационные документы в обязательном порядке  проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с  юристом.

     Положения – нормативные акты, имеющие сводный  кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной  инспекции».

     Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать  наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также  дату и гриф утверждения. Текст положения  включает следующие разделы:

• Общие положения.
• Цели и задачи.
• Функции.
• Права и обязанности.
• Руководство.
• Взаимоотношения (служебные связи)

     Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных  подразделений, заместители первого  руководителя и др.), визирует положение  юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение  обретает юридическую силу с момента  утверждения.

     Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

     Общие требования к порядку составления  и оформления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

     Устав – правовой акт, определяющий порядок  образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

     Устав является обязательным документом, его  содержание в соответствии с законодательством  РФ должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
• местонахождение (почтовый адрес); j • предмет и цель деятельности;
• порядок образования имущества (или уставного капитала, / выпуска и распределения акций и т.д.);
• порядок распределения прибыли;
• порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;
• органы управления (внутренняя организационная структура).