Инвентаризация

     Фактическое наличие денежных средств и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.

     При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

     Деньги  и другие ценности кассир пересчитывает  в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

     Денежные  средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и  кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство  купюр, их количество и сумма. Опись  подписывается всеми членами  инвентаризационной комиссии.

     Для организации учета денежных средств  и документов предусмотрен активный счет 50 «Касса». Этот счет имеет три  субсчета: 50/1 «Касса организации», 50/2 «Операционная  касса», 50/3 «Денежные документы».

     Бланки  строгой отчетности учитываются  на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

     Путем сопоставления фактических и  учетных остатков выявляется результат  инвентаризации: излишек или недостача.

     В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей». По недостающим денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая  стоимость.

     На  сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и  документов в учете осуществляется запись:

     Дебет 94 Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

     Если  недостача денежных средств и  документов допущена по вине материально-ответственного лица – кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

     Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального  ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     Возмещение  суммы недостачи возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей  записью:

     Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

     При отсутствии конкретного виновного  лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:

     Дебет91/2 «Прочие расходы» Кредит счет 94

     Результаты  инвентаризации наличных денежных средств  и документов в кассе оформляются  актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 8, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Инвентаризация  операционных кacc.

     Для расчетов с населением организации  используют контрольно-кассовые машины, установленные в операционных кассах. Для операционных касс, работающих с применением контрольно кассовых машин, установлен особый порядок проведения инвентаризации. Инвентаризации подлежат наличные денежные средства.

     Инвентаризационная  комиссия в присутствии кассира – операциониста снимает показания счетчиков контрольно-кассовых аппаратов на момент инвентаризации. Эти показания, отражающие сумму выручки, сверяются с данными кассовой ленты на их тождественность. Сопоставлением показаний счетчиков на начало дня и на момент инвентаризации определяют дневную выручку от продажи, соответствующую сумме денежных средств, которые должны находиться в операционной кассе организации. На момент инвентаризации кассир-операционист составляет последний отчет, в котором в обязательном порядке указывает показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках кассовых аппаратов должны быть идентичны и характеризуют учетные остатки денежных средств, находящихся в операционной кассе организации. При покупюрном пересчете денежной наличности определяют фактический остаток денежной наличности. Путем сопоставления учетных и фактических данных исчисляют результат инвентаризации. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы книги кассира операциониста.

     Недостачи денежных средств в операционной кассе организации относятся  на материально-ответственное лицо вследствие его виновности, а излишки  приходуются на финансовые результаты. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств в операционной кассе в бухгалтерском учете  используется активный счет 50 «Касса», к которому открывается субсчет 2 «Операционная касса». Записи по этому  субсчету осуществляются аналогично организации  учета результатов инвентаризации в центральной кассе (по субсчету 50/1 0 «Касса организации»). Сумма полученной выручки сдается кассиром-операционистом в центральную кассу организации. В кассовой книге осуществляется запись о фактической сумме выручки в целом по организации.

Инвентаризация  денежных средств, хранящихся на счетах в банках.

     Инвентаризация  проводится в обязательном порядке  при составлении годовой отчетности. Организации осуществляют расчеты  с контрагентами, бюджетом, внебюджетными  фондами как наличными денежными средствами, так и с использованием безналичной формы расчетов. При этой форме расчетов операции осуществляются банками с банковских счетов организации. Организация вправе открывать в банке расчетный, валютный и прочие (специальные) счета, которые предназначены для расчетов в российской и иностранной валютах.

     Расчетный счет предназначен для хранения и  движения денежных средств в валюте Российской Федерации. Организация может иметь один или несколько расчетных счетов в разных кредитных учреждениях. На валютном счете хранятся денежные средства в иностранных валютах. Организация вправе иметь валютные счета внутри страны и за рубежом.

     Специальные счета в банках открываются в  целях отражения наличия и  движения денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранной валютах, в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

     Перед началом проведения инвентаризации устанавливается: какие счета и в каких кредитных учреждениях имеет организация. С этой целью изучаются все имеющиеся договоры о банковском обслуживании. При этом необходимо подтвердить законность и целесообразность открытия счета и использования той или иной формы расчетов. Использование форм расчетов зависит от местонахождения поставщика и покупателя. В связи с этим безналичные расчеты подразделяют на иногородние и одногородние (местные).

     В процессе инвентаризации необходимо сопоставить  условия договора на открытие банковского  счета с данными синтетического учета, подтверждающего остатки  денежных средств на счетах организации. Для обобщения информации о наличии  и движении денежных средств предназначен счет 51 «Расчетные счета». На этом счете денежные средства оцениваются только в валюте Российской Федерации (в рублях).

     Движение  денежной наличности в иностранных  валютах осуществляется на счете 52 «Валютные счета». К этому счету  организации открывают два субсчета. При инвентаризации устанавливается  наличие имеющихся у организации  валютных счетов внутри страны (субсчет 1 «Валютные счета внутри страны») и за рубежом (субсчет 2 «Валютные счета за рубежом»). При инвентаризации средств на валютном счете проверяется правильность пересчета сальдо в валюте в рубли на основании официального курса рубля, установленного Банком России. Порядок пересчета валютных ценностей в рубли определен Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденным Приказом Минфина России от 10.01.2000 г. № 2н.

     Возникающие в результате пересчета курсовые разницы подлежат зачислению на финансовые результаты организации как внереализационные доходы или внереализационные расходы (п. 13 ПБУ 3/2000). Отрицательные курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете по мере их принятия записью:

     Дебет 91/2 «Прочие расходы» Кредит счетов 50,51, 52, и др.

     Положительные курсовые разницы отражаются обратной записью по кредиту счета 91/1 «Прочие  доходы». Учет движения денежных средств при использовании прочих форм расчетов ведется на счете 55 «Специальные счета в банках». При инвентаризации устанавливается наличие таких счетов у организации и остатки сумм на них. К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты три субсчета: 55/1 «Аккредитивы», 55/2 «Чековые книжки», 55/3 «Депозитные счета». В случае наличия других текущих и особых счетов к этому счету открываются дополнительные субсчета. Денежные средства, находящиеся на специальных счетах в банке, оцениваются как в рублях, так и в иностранной валюте. Причем учет денежных средств на этих счетах ведется обособлено.

     Инвентаризация  денежных средств, находящихся в  банках, производиться путем сверки остатков сумм по дебету счетов, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными  выписок банка (конечным сальдо по выпискам банков). Организация должна получить у банка подтверждение сумм, числящихся на ее счетах. Одновременно осуществляется сверка соответствия сумм остатков в  аналитическом и синтетическом  учете с сальдо счетов в бухгалтерском  балансе (форма № 1 – строки 262, 263, 264). При инвентаризации проверяется тождественность оборотов по дебету и кредиту счетов данным, содержащимся в выписках банка.

     Инвентаризационная  комиссия должна сверить выписки  банка с приложенными оправдательными  документами, в которых устанавливает  правильность сумм, указанных в выписке.

     Достоверность выписок инвентаризационная комиссия определяет путем проверки всех их реквизитов. При наличии исправлений  необходимо провести встречную сверку данных выписок с записями в первом экземпляре лицевого счета, находящегося в банке.

     В процессе инвентаризации следует убедиться  в достоверности и подлинности  всех денежно-расчетных документов. В случае возникновения сомнений проводится встречная сверка денежно-расчетных  документов подколотых к выписке  банка, хранящихся у организации, с  документами, находящимися в банке  или у контрагента по операции. Одновременно с проверкой достоверности  операций и подлинности банковских документов выявляется правильность корреспонденции  счетов и записей в регистрах  синтетического учета. Выявленные в результате инвентаризации суммы, ошибочно отнесенные в кредит или в дебет расчетного, валютного или других счетов и обнаруженные при проверке выписок банка с этих счетов, отражаются в бухгалтерском учете следующей записью:

     Дебет 76/2 «Расчеты по претензиям» Кредит 51,52,55.

     Для оформления результатов инвентаризации расчетов с кредитными учреждениями по претензиям, предъявленным по суммам, ошибочно списанным (перечисленным) по счетам организации, используется акт  инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17), к которому прилагается справка, отражающая сведения об остатках сумм, числящихся на субсчете 76/2 «Расчеты по претензиям».

     Учет денежных средств в пути ведется на счете 57 «Переводы в пути». Инвентаризация средств на этом счете осуществляется путем проверки документального обоснования отраженных по нему сумм. По каждому документу инвентаризационной комиссией устанавливается своевременность зачисления перевода на счет в банке. В случае необходимости могут быть сделаны письменные запросы банку, почтовому отделению о причине задержки зачисления или перевода. Результаты инвентаризации денежных средств в пути приводятся в акте (описи) с отражением сумм по направлениям переводов, числящихся как «переводы в пути». По каждой сумме указывается номер и дата документа (квитанций учреждений банков, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т.д.). Итоги акта инвентаризации сверяются с данными аналитического учета по счету 57 и суммой, отраженной по строке 264 второго раздела актива бухгалтерского баланса.