Документы и документооборот в бухгалтерском учете

    Наконец, учетные документы делятся на первичные и сводные.

    Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним  относятся документы о поступлении  на предприятие материалов и отпуске  их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

    Сводные документы обобщают показатели путем  их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ - это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

    Говоря  о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.

    Рассмотрим  подробнее характеристики и особенности  оформления отдельных групп документов, участвующих прямо или косвенно в бухгалтерском учете организации, и порядок их оборота. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Первичные документы 

      Первичные документы составляют основу всего  бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная  деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета — документация. Документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ — это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

     Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

- наименование  документа;

- дата;

- наименование  организации, от имени которой  составлен документ;

- содержание  операции;

- количественные  и стоимостные измерители;

- фамилия  и должность лиц, ответственных  за ее свершение и правильность  оформления;

- личные  подписи этих лиц и их расшифровки;

- печати  организации, штампы.

     Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) — также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

     В составе документов различают:

- первичные  (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);

- учетные  регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты  и т. д.);

- отчетность (баланс и приложения к нему).

     Все записи в бухгалтерском учете  ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

     Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

     По  назначению все первичные документы  делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

- организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в  них, не отражается в учетных  регистрах;

- оправдательные (накладные, требования, приходные  ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;

- документы  бухгалтерского оформления составляют  в бухгалтерии на основании  распорядительных или оправдательных  документов для обобщения бухгалтерских  записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.

- комбинированные  документы одновременно выполняют  функции распорядительных и оправдательных  и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных  ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

     По  способу отражения операций документы  подразделяются на разовые и накопительные.

     Разовые документы применяются лишь однажды  для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопительным документам относятся лимитно - заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

     По  месту составления документы  бывают внутренними и внешними.

     Внутренние  документы составляются на предприятии  для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

     Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают  в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

     По  порядку составления документы  бывают первичными и сводными.

     Первичные документы составляются на каждую отдельную  операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные  поручения, акты на списание основных средств и т. д.

     Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

     По  порядку заполнения документы можно  классифицировать на составленные вручную  и при помощи вычислительной техники.

     Документы, составленные ручным путем, заполняются  вручную либо на пишущей машинке.

     Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях  в момент их совершения.

     Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

     При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной  хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

     В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  при осуществлении отдельных  хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Документы, поступившие как основание для начисления за­работной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

     Проверка  по форме позволяет убедиться, что  для оформления конкретной хозяйственной  операции был использован бланк  соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

     После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.