Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

     Сформулируем  все хозяйственные операции, возникшие  в данной ситуации, составим по операциям  бухгалтерские проводки и занесем  всю информацию в журнал регистрации  хозяйственных операций (таблица 2.1).

Таблица 2. 1

Журнал  регистрации хозяйственных операций

 

     Расходный кассовый ордер №04 от 11.01.2010г. Выдан  перерасход подотчетных сумм Хозяйкиной О.З. 290 руб. На основании счета-фактуры №11 от 15.01.10г. ООО «Дипломат» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров: Дебет 68 Кредит 19 - 106,78 рублей.  

2.3 Учет подотчетных сумм, выданных на приобретение ГСМ 

     При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации выдается путевой лист, Типовая межотраслевая  форма №3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28ноября 1997года № 78. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может  быть выдана под отчет, и сроки  составления авансовых отчетов  должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

     Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического  опыта и плана использования  автомобиля.

     Водитель  транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать  на АЗС документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с  выделенной стоимостью одного литра  топлива.

     При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности  исчисления НДС при наличной и  безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

     Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим  лицам счет-фактуру, но чаще всего  это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

     В бухгалтерском учете данные операции отражаются проводками:

     Дебет 71 Кредит 50 - на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

     Дебет 10 Кредит 71 - на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается  расчетным путем);

     Дебет 19 Кредит 71 - на сумму НДС, (сумма х18/118).

     По  окончании месяца общая сумма  НДС по данным операциям проверяется  и сравнивается с суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском учете отражается проводкой:  Дебет 68 Кредит 19 - принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке бензина. [3, с.32]

     ООО «Тари-Авто» заключило договор № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

     Водитель  автомобиля Тарасов Т.Т. (таб.№07), согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400рублей на приобретение бензина.

     Тарасов Т.Т. получил путевой лист № 01 от 08.01.2010г. и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным  суммам у Тарасова Т.Т. нет.

     В бухгалтерию он предоставил авансовый отчет №2 от 15.01.2010г., к которому приложил:

     1) путевой лист № 01 от 08.01.2010г., с  подписями всех сотрудников, эксплуатирующих  данный автомобиль в период  с 09.00ч. 08.01.2010г. по 18.00ч. 13.01.2010г.;

     2) чеки, полученные на АЗС №1112 в  период с 08.01.10г. по 13.01.2010г. на общую сумму 1368руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19руб.

     В бухгалтерском учете ООО «Тари-Авто» денные операции отражаются следующим образом (таблица 2.2):

Таблица 2.2

Журнал  регистрации хозяйственных операций

 

      АО  «РОСНЕФТЬГАЗ» 02.02.2010г. предоставляет  счет-фактуру № 111 от 01.02.2010г., где  указано, что:

- продавец  АО «РОСНЕФТЬГАЗ», ИНН 63626362,

- покупатель  ООО «Тари-Авто» ИНН 63636363,

- согласно договора № 11 от 03.01.2010г.,

- в период  с 08.01.2010 по 31.01.2010г.,

- приобретение  ГСМ за наличный расчет,

- количество - 288литров,

- цена - 16,10руб. (без НДС),

- стоимость  - 4637,29руб.,

- сумма  НДС - 834,71руб.,

- итого  сумма с НДС: 5472руб.

     Счет-фактура  подписана руководителем и главным бухгалтером АО «РОСНЕФТЬГАЗ» Иванушкиным И.И. и Аленушкиной А.А.

     Бухгалтер Бухина У.Х. сверяет данные в счет-фактуре с данными авансовых отчетов Тарасова Т.Т., выданными ему в течение января 2010г. И на основании счета-фактуры №111 от 01.02.2010г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров: Дебет 68 Кредит 19 - 834,71рублей.  

2.4 Учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы 

     Срок  командировки работника определяется руководителем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени  нахождения в пути. Продление срока  командировки допускается, но не более  чем на 10 дней. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем организации.

     За  командированным работником сохраняются  место работы (должность) и средний  заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется  за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка  зарплаты командированному работнику  по его просьбе производится за счет предприятия.

     В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к  месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

     За  время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается  на общих основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни  не включаются в срок командировки. [5, с.49]

     Главному  бухгалтеру ООО «Тари-Авто» Мамочкиной А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2010г. на командировку в Москву на 11дней в Московский Университет Управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Мамочкиной А.М. на 13.01.2010г. нет.

     Для обоснования командировки Мамочкиной А.М. имеются следующие документы:

1) договор  с Московским Университетом Управления, имеющим лицензию на образовательную  деятельность, на обучения Мамочкиной  А.М. по 60 часовой программе по  теме « Бухгалтерский учет  валютных операций» с 15.01.2010 по 26.01.2010.;

2) приказ  руководителя №5 от 12.01.2010г. о  направлении в командировку Мамочкиной  А.М. сроком на 11дней, с 14.01.2010г.  по 27.01.2010 в г. Москва в Московский Университет Управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

3) плановая  смета командировочных расходов  Мамочкиной А.М.: - железнодорожные билеты (туда-обратно) - 2800руб.,

- номер в гостинице  «Москва» на 9 дней х 1250руб. в сутки - 11250руб.,

- суточные 11 дней  х 900 руб. - 9900руб.,

Итого: 23950 рублей;

4) командировочное  удостоверение №01 от 13.01.2010г. Мамочкиной  А.М., подписанное руководителем  и заверенное печатью ООО «Тари-Авто».

     Мамочкина М.А. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.01.2010г. Авансовый отчет №3 об израсходованных средствах Мамочкина А.М. предоставила в бухгалтерию 29.01.2010г. К авансовому отчету приложены следующие документы:

1) железнодорожные  билеты Тольятти - Москва и Москва - Тольятти на общую сумму 2800рублей;

2) счет  № Е-144 от 26.01.2010г. и счет-фактуру  №Сч-144 от 26.01.2010г. гостиницы «Москва»  за 9 дней проживания на общую  сумму 11250руб.; в том числе НДС  - 1716,10руб.;

3) приказ  директора Папкова А.П. №5 от 12.01.2010г. на оплату суточных из расчета 900 руб. за день (на 11 дней командировки) 9900 руб.;

4) отчет  о проделанной работе в командировке  и копия свидетельства об окончании  курсов повышения квалификации Московского Университета Управления на имя Мамочкиной А.М.;

5) командировочное  удостоверение Мамочкиной А.М., отмеченное в Московском Университете Управления.

     Неиспользованная  подотчетная сумма в размере 1050рублей возвращена Мамочкиной А.М. по приходному кассовому ордеру №6 от 29.01.2010г.

     Определим все хозяйственные операции, возникающие  в данной ситуации, составим бухгалтерские  проводки по ним и занесем всю  информацию в журнал регистрации  операций (таблица 2.3).

Таблица 2.3

Журнал  регистрации хозяйственных операций