Бухгалтерская отчётность и средства программного обеспечения

Учет строительно-монтажных работ. Для строительства объектов недвижимости характерны большие затраты и длительные сроки выполнения работ.

В системе реализован учет строительно-монтажных работ в разрезе объектов строительства, статей затрат и подрядчиков. Руководство организации получило возможность проводить план-фактный анализ затрат на работы и материалы. Прозрачный учет позволил усилить контроль и в результате уменьшить затраты на этапе строительства.

Управление складом. В подсистеме управления складом реализован детальный оперативный учет материалов на складах, обеспечивается полный контроль запасов товарно-материальных ценностей. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов.

Отчеты подсистемы обеспечивают получение информации по состоянию складских запасов в различных аналитических разрезах с высокой степенью детализации вплоть до характеристик товаров (цвет, размер и т.д.) и серийных номеров. Предусмотрена возможность получения стоимостной оценки складских запасов по себестоимости.

Внедрение подсистемы позволило эффективно организовать складское хозяйство организации. У руководящего состава появилась возможность получать всю необходимую оперативную и, главное, подробную информацию.

Бюджетирование. В системе реализована возможность вести бюджеты движения денежных средств в соответствии со спецификой учета организации.

Финансовый план на год вводится специальным документом «Годовой план по статьям», который разработан в соответствии с требованиями организации, с возможностью разбиения плана по месяцам. Движение денежных средств планируется с помощью документов. Информационная система фиксирует все фактические движения денежных средств. Это позволяет сформировать отчет «План-Факт-Расхождение в разрезе статей», благодаря которому руководство может анализировать отклонения фактических данных от плановых.

Подсистема бюджетирования также позволяет планировать и корректировать денежные потоки в рамках управления кредитами и займами. Автоматизирован учет договоров кредита и займа в рублях и в иностранной валюте, реализован автоматический расчет процентов по кредитам и займам, а также предусмотрено формирование записей по начислению процентов в бухгалтерском и налоговом учете.

Для получения информации о кредитах и начисленных процентах используется набор отчетов.

Взаиморасчеты с контрагентами. Автоматизированы учет взаиморасчетов с поставщиками, субподрядчиками, покупателями и заказчиками, а также подготовка данных для заполнения «Книги покупок» и «Книги продаж».

Функциональные возможности подсистемы управления отношениями с покупателями, поставщиками и субподрядчиками позволяют хранить полную контактную информацию по контрагентам и их сотрудникам, а также историю взаимодействия с ними. Предусмотрена регистрация всей необходимой информации о поставщиках, в том числе об условиях доставки, надежности поставщика, сроке исполнения заказов, номенклатуре и ценах. Подсистема обеспечивает оперативный контроль за состоянием запланированных контактов и сделок, а также сроками, качеством и стоимостью работ субподрядных организаций. Реализована возможность анализа незавершенных сделок и планирования предстоящих сделок с покупателями и потенциальными клиентами.

Ведение бухгалтерского и налогового учета. Бухгалтерский и налоговый учет строительной организации отражает порядок ценообразования объекта строительства, предусматривает расчет себестоимости строительных работ, а также сложную систему расчетов между участниками процесса строительства.

В автоматизированной системе отражены особенности бухгалтерского и налогового учета строительной организации. Автоматизированы учет материалов, учет затрат на строительство объекта, учет вспомогательных работ на объекте строительства, учет собственных и субподрядных работ, а также учет взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками. Предусмотрено формирование специализированных регламентных отчетов строительной отрасли.

Управление персоналом и расчет заработной платы. В результате внедрения подсистемы управления персоналом и расчета заработной платы специалисты кадровой службы организации получили возможность планировать потребность в персонале, его занятость, отпуска работников, оперативно вести кадровый учет и анализировать кадровый состав.

Автоматизация расчета заработной платы работников и исчисление налогов с фонда оплаты труда способствуют значительному упрощению работы бухгалтеров организации.

2.3. Характеристики автоматизированного рабочего места бухгалтера ЗАО «Регионстроймонтаж»

Автоматизированное рабочее место бухгалтера является автоматизированной системой управления  и документооборота; она используется для автоматизации  функций управления бухгалтерским учетом в организации: анализа, планирования и учета.

Цели создания АРМ:

– накопление, хранение, обработка и выдача достоверной и оперативной информации;

– сокращение времени на обработку информации;

–  уменьшения затрат времени на обработку информации (ввод,  обработка информации);

– улучшения качества контроля и учета  обрабатываемой информации;

– повышение эффективности работы бухгалтерии.

Данная система функционирует внутри бухгалтерии. Функционирование автоматизированной системы должно быть в нормальных условиях: при конструктивной температуре, давлении и допустимом уровне запыленности, которые должны соответствовать СанПин 4–548-98 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений».

Система функционирует в едином информационном пространстве, поддерживает единую технологию обработки и представления данных, и реализована по принципу однократного ввода данных.

АРМ бухгалтера состоит из следующих подсистем:

– подсистема информационного обеспечения;

– подсистема лингвистического обеспечения;

– подсистема математического обеспечения;

– подсистема юридического  обеспечения;

– подсистема методического  обеспечения;

– подсистема организационного  обеспечения;

– подсистема технического обеспечения;

– подсистема «Бухгалтерия».

Для информационного обмена между компонентами системы организована локальная сеть с архитектурой «клиент-сервер». Эта сеть дает возможность: параллельной обработки информации; совместного использования данных  и устройств; оперативный доступ к информации; улучшение процесса обмена информацией и взаимодействия между сотрудниками.

Данные АРМ используются работниками бухгалтерии, кадров, и другими подразделениями организации. Обмен информацией между АРМ и отделами организации производится путем передачи соответствующих документов. Обмен информацией с внешними партнерами (контрагенты и т.д.) осуществляются с помощью интернета.

Использование АРМ осуществляется в течение работы организации.

Диагностика и профилактика технических средств проводится раз в месяц.

Диагностика базы данных проводится раз в неделю путем выборки некоторых записей.

Проверка целостности данных проводится по мере необходимости.

Проверка программного обеспечения проводится по мере необходимости.

Модернизация АРМ бухгалтера может происходить в двух направлениях: модернизация программного обеспечения и модернизация технического обеспечения АРМ. При модернизации программного обеспечения могут вноситься изменения или осуществляться дополнения в составленные для работы с АРМ программы (например, при введении новой задачи), а также могут меняться покупные программные средства. Модернизация технического обеспечения АРМ должна происходить путем приобретения новых или модернизации старых технических средств.

Численность персонала АРМ определяется согласно штатному расписанию. В настоящее время на АРМ работает один бухгалтер.

Режим работы бухгалтера персонала – полный рабочий день с 900 до 1800. Основной перерыв составляет 1 час.

Система обладает устойчивостью к отказам оборудования и электропитания, для чего используется источник бесперебойного питания. Также производится резервирование важнейших блоков.

При монтаже, наладке, обслуживании,  ремонте и эксплуатации технических средств системы в качестве мер безопасности были соблюдены требования установленные:

– СаНПиН 2.2.4/2.8056-96 «Электромагнитные излучения радиочастотного диапазона»;

– ГОСТ Р 50377-92 (МЭК 950-86) «Безопасность оборудования информационной технологии, включая электрическое конторское оборудование»;

– ГОСТ 27954-88 «Видеомониторы персональных вычислительных машин. Типы, основные параметры, общие технические требования»;

– ГОСТ 27201-87 «Машины вычислительные электронные персональные. Типы, основные параметры, общие технические требования»

Требования по эргономике и технической эстетике:

1) видеотерминал  соответствует следующим требованиям:

– экран имеет антибликовое покрытие;

– цвета знаков и фона должны согласованы между собой;

– для многоцветного отображения используется одновременно максимум 6 цветов, т.к. вероятность ошибки тем меньше, чем меньше цветов используется и чем больше разница между ними;

– производится регулярное обслуживание терминалов специалистами.

Конструкция рабочего стола бухгалтера обеспечивает оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы.

Высота рабочей поверхности стола составляет 680 мм. Модульные размеры рабочей поверхности стола для ПЭВМ бухгалтера: ширина 800 мм, глубина 800. Рабочий стол имеет пространство для постановки ног, которое составляет: высоту – 600 мм, ширину – 500 мм, глубину на уровне колен – 450 мм и на уровне вытянутых ног – 650 мм.

Конструкция рабочего стула (кресла) поддерживает рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.

Рабочий стул (кресло) является подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

Конструкция стула должна обеспечивает:

– ширину и глубину поверхности сиденья не менее 400 мм;

– поверхность сиденья с закругленным передним краем;

– регулировку высоты поверхности сиденья в пределах 400-550 мм и углов наклона вперед до 150 и назад до 50;

– высоту опорной поверхности спинки 300 мм, ширину – 380 мм и радиус кривизны горизонтальной плоскости – 400 мм;

– угол наклона спинки в вертикальной плоскости в пределах 0±300;

– регулировку расстояния спинки от переднего края сиденья в пределах 260-400 мм;

– стационарные или съемные подлокотники длиной не менее 250мм и шириной 50-70мм;

– регулировку подлокотников по высоте над сиденьем в пределах 230±30мм и внутреннего расстояния между подлокотниками в пределах 350-500мм.Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) является полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений.

Рабочее место должно быть оборудовано подставкой для ног, имеющей ширину 300 мм, глубину 400 мм, регулировку по высоте до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 200. Поверхность подставки является рифленой и имеет по переднему краю бортик высотой 10 мм.

Конструкция клавиатуры предусматривает:

– исполнение в виде отдельного устройства с возможностью свободного перемещения;

– опорное приспособление, позволяющее изменять угол наклона поверхности клавиатуры в пределах от 5 до 150;

– высоту среднего ряда клавиш 30 мм;

– расположение часто используемых клавиш в центре, внизу и справа, редко используемых – вверху и слева;

– выделение цветом, размером, формой и местом расположения функциональных групп клавиш;

– оптимальный размер клавиш – 15 мм;

– клавиши с углублением в центре и шагом 19 мм ± 1 мм;

– расстояние между клавишами – 3 мм;

– одинаковый ход всех клавиш с минимальным сопротивлением нажатию 0,25Н и максимальным – не более 1,5Н.

Клавиатура располагается на расстоянии 10-15 мм от края стола, чтобы запястья рук опирались на стол. Руководству было указано, что бухгалтеру необходимо приобрести специальную подкладку под запястья, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни кистей.

Для эффективного использования манипулятора типа «мышь» используется специальный «коврик» – планшет. Коврик-планшет хорошо держится на столе, материал верхней поверхности планшета обеспечивает хорошее сцепление с шариком, но не затрудняет движения мыши.