Без подписи главного бухгалтера  или уполномоченного им на  то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными  и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

       В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Составление машиночитаемых первичных  документов

       Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе.

       В условиях механизации бухгалтерского  учета реквизиты первичных документов  могут быть зафиксированы в  виде кодов.

       Подписи лиц, ответственных за  составление машиночитаемых первичных  документов, могут быть заменены  паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

       Порядок записи определен общеотраслевыми  руководящими методическими материалами  по созданию и внедрению автоматизированного  бухгалтерского учета в составе  АСУ предприятий, учреждений.

       В том случае, когда в правоотношении  участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

       В соответствии с Положением  о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

       Первичные документы, прошедшие  обработку, должны иметь отметку,  исключающую возможность их повторного  использования:

• При ручной обработке – дату записи в учетный регистр
• При обработке на вычислительной установке – оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

       Все документы, приложенные к  приходным и расходным кассовым  ордерам, а также документы,  послужившие основанием для начисления  заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

       Дополнительные требования к  порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения  кассовых операций, операций с  товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка Российской Федерации и другими нормативными актами.

         Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:

        Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.

     Группировка — это объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.

      Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций.

       В настоящее время корреспондирующие счета по хозяйственным операциям проставляют в основном на бланках первичных документов, которые имеют для этих целей специальные графы. Для сокращения учетных записей корреспондирующие счета могут проставляться и в сводных регистрах (ведомостях). От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получении достоверной информации о хозяйственной деятельности организации. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по счетам в учетных регистрах.

2.2.5. Порядок хранения  бухгалтерских документов

       В соответствии со ст.17 Закона РФ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен быть создан архив и назначен работник, ответственный за его сохранность.

       Исчисление срока хранения документов производиться с 1 января следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000года.

       Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

       Сохранность первичных бухгалтерских  документов, бухгалтерских отчетов  и балансов, оформление и передачу  их в архив обеспечивает главный  бухгалтер предприятия.

       Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

       Документы до передачи их в  архив организации должны храниться  в бухгалтерии в специальных  помещениях или закрывающихся  шкафах под ответственность лиц,  уполномоченных главным бухгалтером.

       Бланки строгой отчетности должны  храниться в сейфах, металлических  шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

       Обработанные вручную первичные  документы текущего месяца, относящиеся  к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

       Особое значение имеет хранение  документов, связанных с начислением  заработной платы работникам  предприятия. Срок хранения лицевых  счетов рабочих и служащих  определяется по формуле: 75 – В (лет), где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

       Расчетные ведомости на выдачу  заработной платы должны храниться  в течение пяти лет, но при  отсутствии лицевых счетов –  75 лет.

       Лицевые счета получателей пенсий  и государственных пособий хранятся  в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий – 1 год.

       Документы, срок хранения которых  определен Перечнем «постоянно»,  подлежат государственному хранению  и передаются в соответствующие  государственные архивы в сроки,  установленные Положением о ГАФ СССР.

       В случае прекращения деятельности  организации документы, связанные  с начислением и выплатой заработной  платы работникам, подлежат сдаче  в государственные архивы.

       Организации, от которых документы  приему в государственные архивы  не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли.

       На крупных предприятиях целесообразна  разработка и утверждение специального  внутреннего акта – Положения  о порядке хранения документации.

       В Положении о порядке хранения  документации определяются с  учетом конкретных условий деятельности  организации: виды документов, подлежащих  обязательному хранению; структурные  подразделения, обеспечивающие хранение  документов; порядок поступления документов на хранение; сроки хранения документов; порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений; порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними другие.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Управленческие документы,  их виды и структура

3.1. Правила оформления  управленческих документов

       Необходимой частью предпринимательской деятельности современного предприятия, становится получение коммерческой информации, правильное оформление документов в соответствии с требованиями рынка, подготовка рекламы и т.д. Без управленческих документов невозможно осуществлять планирование, финансирование, кредитование, решать задачи бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения и т.п. Производственно-хозяйственная деятельность предприятия, фиксируется в договорах, контрактах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах распоряжения по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах и т.д. Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями.

       В современных условиях роста номенклатуры выпускаемых изделий, увеличения объема информации, расширения экономических и культурных связей возникла необходимость правильной организации документирования: процесса создания, исполнения и оформления документов. На предприятии должен быть установлен единый порядок по составлению документов и работе с ними, который следует закрепить инструкцией по делопроизводству и довести до сотрудников.

       Работа с документами не должна  отвлекать работников от решения  задач производственно-хозяйственной  деятельности, развития предприятия,  получения максимальной прибыли, конкурентной борьбы.

       От правильной организации работы  с документами во многом зависит  оперативность и надежность управления, культура работы управленческого  аппарата, организация труда на  предприятии.

       Управленческая деятельность фиксируется  в основном в организационно-распорядительных документах, которые подразделяются на следующие группы:

1. Организационные документы: уставы, положения, инструкции, правила
2. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, решения
3. Справочно-информационные документы: письма, докладные и служебные записки, справки, протоколы, акты
4. Кадровые документы: заявления, анкеты, представления, справки

       Всякий отдельный документ состоит  из элементов, которые называются  реквизитами. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа, например, приказа, акта и т.п., характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром.

       В основу унификации и стандартизации систем документации положен принцип создания общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения документов получили название формуляр-образец.

       Государственные стандарты вводят  единообразие в оформление документов, что является необходимым условием механизации и автоматизации работы с ними. Наличие необходимых реквизитов и правильное их оформление обеспечивают юридическую силу документа.