Бизнес-процесс в организации для предотвращения кризисных явлений

 

1.3. Управление бизнес-процессами

Когда на  определенном этапе  развития компании происходят сбои  во взаимодействии подразделений, отделов встает вопрос  об управлении  бизнес-процессами. Сбои сопровождаются не только потерей информации, но и другими  отрицательными  последствиями, такими как потеря качества продукции компании, а значит и потерей лояльности покупателей. Проводить диагностику  возникающих проблем без  детального изучения  деятельности компании не представляется возможным.

В основе управления бизнес-процессами  лежит определенная работа направленная  на описании оптимизации и регламентации, что в некоторой степени затрагивает интересы  большого круга сотрудников.

 

И для того чтобы улучшить деятельность, необходимо, прежде всего, доходить до уровня исполнителей  уровня детализации  бизнес процессов, которые приведены  на рисунке 3.

 

 

Рисунок 3. Уровни  детализации бизнес-процессов.

 

• Операция – является минимальной частью  для проведения анализа деятельности  отдельного сотрудника, которая выполняется автоматически, не применяя при этом  осознанного контроля;

 

• Действие – представляет собой несколько последовательно выполняемых операций, впоследствии после реализации которых исполнитель осуществляет осознанный контроль.

• Процедура, также представляет собой несколько последовательно выполняемых действий, но которые осуществляются конкретным исполнителем, который в итоге обусловлен определенным  результатом: документ, продукт или недокументированная информация (устное сообщение, электронное письмо, факс…), в зависимости от процесса.

• Бизнес-процесс базового уровня –  это последовательность взаимосвязанных процедур, которые выполняются разными исполнителями, что приводит  к получению законченного и значимого результата. Например договор, который заключен  с работником, акт  сдачи-приемки  определенного вида товара.

• Направление деятельности – представляет собой укрупненную часть деятельности  организации, которая состоит из  одной или нескольких групп бизнес-процессов основного базового уровня.

Управление – это определенные процессы как  стратегического планирования и бизнес-планирования, так и  финансового контроля.

Управление бизнес-процессами считается довольно сложным инструментом, который требует перестройки  всей системы  управления компанией. Внедрение данного инструмента  не может быть проведено  без разработанного плана организационных изменений. Например если локальные изменения могут быть проведены в короткие сроки и без ощутимых изменений, то полномасштабные изменения  невозможно провести без четкой  организации и координации  всех  действий.

Процесс внедрения  управления бизнес-процессами  является основной частью  стратегии  компании .

Во-первых , управление  бизнес-процессами  включено в стратегию компании и обладает большим значением для внутрифирменной политики. Кроме того, осознание  важности данного вопроса   уменьшит  вероятность  потенциального  внутриорганизационного сопротивления.

Во-вторых при наличии в компании достаточно зрелого  стратегического планирования результаты  внедрения  управления  бизнес-процессом  может быть неплохим критерием  эффективности  процесса стратегического планирования тем самым обеспечивая  его использование  для подготовки  согласованного плана  внедрения бизнес-процесса на предприятии.

В-третьих, включение  управления бизнес-процессом  в стратегию компании  в период ее разработки  будет способствовать обеспечению  единого видения и понимания сути  управления бизнес-процессами.

В –четвертых, каждый сотрудник  компании должен  самостоятельно  понять  необходимость  и роль  управления бизнес-процессом  для успешного  внедрения, так как в компании  нет ни одного человека, который бы не был вовлечен в тот или  иной  бизнес-процесс.

Необходимо отметить, что опыт компаний , которые внедрили   систему управления , ориентированную, прежде всего, на бизнес-процессы, без использования стратегии показывает, что  данные компании   в редких случаях добиваются  успеха , так как работа по  внедрению не идет  дальше проектирования на бумаге  существующих или желаемых бизнес-процессов.

Таким образом, от того, как компания  совершенствует  свои бизнес-процессы во многом зависит  не только успешная деятельность предприятия, деятельность которого нацелена на выпуск  продукции со знаком качества, но и выживание в будущем.

Данный  вопрос  в дальнейшем  может привести руководство  компании к необходимости  проведения постоянной работы  в этом направлении.

Следовательно, можно   сделать заключение, что   совершенствование управления  компанией на  базе бизнес-процессов подразумевает  некое моделирование  деятельности компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Анализ эффективности  системы управления на основе  бизнес-процессов ООО «Магазин  Программного обеспечения».

2.1. Краткая характеристика  ООО «Магазин Программного обеспечения»  Компания зарегистрирована 6 июня 2006 года (Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №46 по г. Москве). Полное название: «Магазин Программного обеспечения», Общество с ограниченной ответственностью, ОГРН: 1067746672366, ИНН: 7717559959. Регион: Москва. Фирма ООО Магазин Программного обеспечения» расположена по адресу: 129626, г. МОСКВА, ул.Староалексеевская, д.21.

 Деятельность фирмы  состоит из двух частей. Первая  — удовлетворение потребностей  организаций и частных лиц  в компьютерной технике мирового  уровня, качество и обслуживание  которой будет на уровне мировых  стандартов, а цены по некоторым  позициям будут ниже цен аналогичных  компаний города Моасква. Комплектация и стоимость оргтехники будет заранее обговариваться с клиентом. Услуги по сборке, доставке компьютерной и оргтехники и гарантийному обслуживанию, для заказчика, являются бесплатными.

Вторая часть деятельности — услуги по внедрению и последующему сопровождению широкого спектра программного обеспечения фирм 1С, Microsoft. Важнейшими конкурентными преимуществами компании является достаточно низкая цена ее услуг и гибкая ценовая политика.

Уставной капитал 10000 руб. Общество с ограниченной ответственностью «Магазин Программного обеспечения», именуемое в дальнейшем «Общество», является обществом с ограниченной ответственностью, с учредителем физическим лицом: Субботкиным Николаем Владимировичем, который является генеральным директором компании. Общество является юридическим лицом и действует на основании настоящего Устава и действующего законодательства. Оно создано в соответствии с федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью». и Гражданским Кодексом РФ.

Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, имеет круглую печать с эмблемой и своим наименованием на русском языке, штампы.

Общество вправе открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами. Общество может открывать свои филиалы и представительства. Общество является коммерческой организацией.

Предприятие имеет две основных цели:

- удовлетворение общественных  потребностей в продукции, работах  и услугах общества;

- получение прибыли в  интересах общества.

ООО «Магазин Программного обеспечения» производит программы и программно-технические средства. Эта продукция является необходимой как для фирм, так и для частных пользователей. Программное обеспечение включает различные программы в сфере финансовой и бухгалтерской отчетности, планирования производства, юридического оформления и любые другие направления.

Все программы разработаны на основе потребностей российских клиентов с учетом своеобразия российского рынка. В то же время по качеству исполнения они ничуть не уступают западным аналогам. Материалы для производства продукции отличаются высоким качеством, степенью надежности. Информационная база обновляется по мере развития технологий и не отстает от технического прогресса.

База данных для обновления программ постоянно пополняется информацией из различных источников. ООО «Магазин Программного обеспечения» постоянно идет в ногу с техническим прогрессом и в полной мере отвечает потребностям рынка.Составляются специальные программы для удовлетворения запросов постоянных и особо прибыльных клиентов.

Программное обеспечение реализуется мелкооптовыми партиями путем личных договоров с клиентами. Такая форма весьма удобна, так как не требует особого помещения для осуществления продаж. Возможно в дальнейшем ООО «Магазин Программного обеспечения» организует собственную розничную продажу через сеть филиалов. Планируется расширить деятельность фирмы по территории всей России, а в дальнейшем освоить рынки дальнего и ближнего зарубежья.

Генеральный директор Главный бухгалтер Менеджер Коммерческий директор Технолог Программист Бухгалтер Приемщик Коммерческий отдел продавец Рисунок 1 . Организационная структура ООО «Магазин Программного Обеспечения»

2.3 Бизнес-процессы в управлении ООО «Магазин Программного обеспечения»

Для любой организации, важен высокий  уровень адаптивности. Для обеспечения  этой адаптивности  в рамках  действующих бизнес-процессов, прежде всего,  требуется гибкая должностная структура.

Внедрение любого бизнес-процесса в целом должно ставить перед собой определенную цель, которая должна быть направлена на  эффективное внедрение бизнес-процесса на предприятии. Любой из критериев  должен  представлять непосредственную выгоду  для организации. Так как  именно для достижения  определенной выгоды и внедряется бизнес-процесс.

В любом бизнес-процессе  можно найти  какие-либо недостатки. Нужно только определиться, стоит ли менять  устоявшиеся корпоративные отношения, если  бизнес-процесс не оказывает существенного влияния на ключевые  факторы успеха деятельности  компании, а недостаток  можно легко устранить.

В компании ООО «Магазин Программного обеспечения» процесс «Распределение товара по торговым точкам» является основным бизнес-процессом, так как от правильного и рационального распределения товара  по торговым точкам  находится в прямой зависимости  прибыль компании. Процесс распределения  товара по торговым точкам относится к компетенции логиста.

Определенная партия товара  ставится на остаток  накладными на поступление на  склад. Логист формирует в  программе 1С: отчеты об остатках , продажах и заказах согласно определенных позиций .

Логист просматривает для каждой позиции данные по продажам, остаткам и заказам, которые содержатся в трех разных отчетах. После этого он определяет объем перемещаемого товара. Данные о планируемых перемещениях, которые могут насчитывать несколько сотен строк, фиксируются в электронной таблице.

Сделав анализ данного бизнес-процесса можно сделать следующие выводы. Как было отмечено выше, для распределения  товара логист должен просматривать три разных отчета, что представляет собой очень тяжелую работу и требует определенной внимательности.

Поэтому намного удобнее было бы , чтобы логист в период распределения  мог бы видеть  данные по продажам , заказам и остаткам, относительно каждой позиции на каждой торговой точке. На основании вышеизложенного мною был выбран  бизнес-процесс по  автоматизации  информационной системы 1С: Предприятие.

В компании ООО «Магазин Программного обеспечения» для осуществления своей непосредственной деятельности  используется  информационная система 1С:Предприятие., что предполагает  доработку существующей конфигурации  в информационной системе 1С: Предприятие, что позволит  сократить трудовые и временные затраты  логиста, и даст возможность для более эффективного осуществления распределения товара.

2.3.1. Автоматизация  бизнес-процесса  «Распределение товара по торговым  точкам»

Информационные технологии относятся к стратегическим  элементам и являются главными  средствами для создания  стоимости  относительно всех отраслей , которые составляют  новую экономику  с элементами информационного общества.

На сегодняшний день, в условиях  современной системы  управления предприятием, не находясь в зависимости от сферы  деятельности, не используя  информационные технологии  нельзя  оперативно, то есть  на достаточно высоком уровне  управлять основными  функциями менеджмента.

Прежде всего, необходимо  отметить, что  любой бизнес-процесс, прежде всего, начинается с  планирования деятельности предприятия, которое базируется  на составлении  финансового плана, в процессе которого  происходит определение  прибыли, оборота, объема производства и т.д.

Определение данных показателей, прежде всего, связано с  трудоемкими функциями расчета, поэтому  использование  вычислительной техники  должно быть направлено непосредственно  на упрощение процесса  расчетов  в период планирования.

Поэтому применение информационной системы в период планирования  предоставляет возможность  для устранения трудоемких функций, посредством их автоматизации.

В  связи с этим , для автоматизации  мною был выбран  бизнес-процесс «Распределения товара по торговым точкам». Далее будет предложен  способ автоматизации  бизнес-процесса посредством  внесения  дополнительных  документов в существующую информационную систему 1С:Предприятие, которую использует ООО «Магазин Программного обеспечения»  в для ведения  учета своей коммерческой деятельности  по распределению товаров  по торговым точкам.