Автоматизация основных средств на предприятии

Введение

В хозяйственной  деятельности организации особая роль принадлежит основным средствам. ОС – часть имущества, используемая в качестве средств труда при  производстве продукции, выполнении работ  или оказании услуг, либо для управления организацией, в течение периода, превышающего 12 мес.

   В процессе бухгалтерского учета  основных средств можно выделить  несколько этапов, имеющих самостоятельное  значение, документальное оформление  и нормативное регулирование.  Такими этапами являются:

1. Отражение  поступления основных средств и их зачисление на баланс организации;

2. Начисление  амортизации;

3. Перемещение  основных средств;

4. Модернизация  и реконструкция основных средств;

5. Передача  и списание основных средств. 

В соответствии с планом счетов и Инструкцией по его применению, а также для целей налогового учета, для обобщения информации об основных средствах в типовой конфигурации предназначены счета:

01 «Основные  средства»;

02 «Амортизация  основных средств»;

03 «Доходные  вложения в материальные ценности»;

83.1 «Прирост стоимости имущества по переоценке»;

98.2.1 «Безвозмездные  поступления основных средств»;

001 «Арендованные  основные средства»;

010 «Износ  основных средств»;

011 «Основные  средства, сданные в аренду»;

Н 05.01 «Основные  средства»;

Н 05.02 «Амортизация основных средств».

Для учета  основных средств, стоимость которых  была списана полностью на расходы  в момент ввода их в эксплуатацию используется счет МЦ.01 «Основные средства в эксплуатации»

  Для  ведения учета основных средств  типовой конфигурации предназначены документы:

1.Поступление  ОС;

2.Поступление  оборудования;

3. Передача  оборудования в монтаж;

4. Ввод  в эксплуатацию ОС;

5. Перемещение  ОС;

6. Модернизация  ОС;

7. Списание  ОС;

8. Подготовка  к передаче ОС;

9. Передача  ОС;

10. Начисление  амортизации и погашение стоимости.

 

1 Поступление основных  средств 

Для учета  основных средств, зачисляемых на баланс организации, используется счет 01 «Основные  средства». Вместе с тем,  отражение  в учете факта поступления  ОС и зачисление их на баланс организации зависит от того, каким образом они приобретены.

  Среди  наиболее распространенных вариантов  поступления ОС в организацию  можно выделить:

- приобретение  за плату у других организаций;

- строительство  хозяйственным или подрядным  способом;

- вклад  в уставный (складочный) капитал;

- в обмен  на другие ценности по договору  мены;

- получение  в безвозмездное пользование.

Каждый  из перечисленных вариантов имеет  свои особенности, которые регулируются Положением по бухгалтерскому учету  «Учет основных средств» ПБУ 6/01 (утверждено приказом Минфина России от 30 марта 2001г. №26н).

  Чаще  всего ОС приобретаются за плату у других организаций или вводятся в эксплуатацию законченным строительством. В том случае моменту зачисления основных средств на баланс предшествует определение первоначальной стоимости в соответствии с ПБУ 6/01 и Положением по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, утвержденных Минфином России от 30 декабря 2001г. № 160.

  В  Плане счетов для учета затрат  в долгосрочные инвестиции предусмотрен  балансовый счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». По дебету счета собираются затраты, с кредита счета списывается первоначальная себестоимость объекта при передаче его в эксплуатацию, а также сумма затрат, покрываемых за счет источников инвестиций.

  Для  отражения вложений во внеоборотные активы на счете 08 открываются субсчета:

08.1 «Приобретение  земельных участков»;

08.2 «Приобретение  объектов природопользования»;

08.3 «Строительство  объектов основных средств»;

08.4 «Приобретение  объектов основных средств».

     

Пусть ОАО «Горизонт» приобретает два  одинаковых компьютера по частям (потому что так дешевле):

- мониторы  у ОАО «Галактика»: 2 шт. по цене  с НДС 6 000 руб./шт; на них получена  приходная накладная № 9 от 01.01.2009 и счет-фактура №8 от 01.01.2009г.

- системные  блоки (включая клавиатуры) –  у ОАО «Компьютеры на Чапаева»: 2 шт. по цене с НДС 10 000 руб./шт.; на них получена приходная накладная №11 от 02.01.2009 г. и счет-фактура №10 от 02.01.2009г.

1. Выписываем доверенности. Перед тем, как приобрести основные средства, сотруднику организации выписывается доверенность, в программе 1С:Бухгалтерия 8.0 Открывается вкладка Покупка –  – Доверенность – добавить – Физ.лицо – Терлецкая Т.Б. – Контрагент: Поставщики: ОАО «Галактика» - Договор – договор с поставщиком (заполняется автоматически);

Товары  – добавить – оборудование (объекты  основных средств): приобретение мониторов – кол-во:2 – Записать – ОК. Приложение 1

Вторая  доверенность выписывается на приобретение компьютеров: Покупка –  – Доверенность – добавить – Физ.лицо – Терлецкая Т.Б. – Контрагент: Поставщики: ОАО «Компьютеры на Чапаева» - Договор – договор с поставщиком (заполняется автоматически);

Товары  – добавить – оборудование (объекты  основных средств): приобретение компьютеров  – кол-во :2 – Записать – ОК. Приложение 2 

В процессе приобретения основных средств, создаем контрагентов, номенклатуру и утверждаем место хранения. Все поступающие части будущих ОС относятся к номенклатуре (как товары и материалы), только после ввода в эксплуатацию из них образуются основные средства. Основные этапы работы с товарами: контрагенты, места хранения, номенклатура, документы.

  Контрагенты. Нужно создать в справочнике «Контрагенты» два новых элемента для поставщиков:  ОАО «Галактика» и ОАО «Компьютеры на Чапаева». И настроить для них договора с поставщиком. Открываем вкладку Покупка – Справочник – Контрагенты. Откроется форма списка справочника «Контрагенты», но уже не пустой в ее командной панели слева нажимаем кнопку «Добавить», или на клавишу Insert. Откроется форма нового элемента справочника «Контрагенты». Сначала введем данные об ОАО «Галактика», поэтому в форме нового элемента справочника «Контрагенты» заполним поля так:

- Наименование - печатаем: ОАО «Галактика»;

- «Группа контрагентов»  - выбираем или печатаем: Поставщики;

- «Полное наименование»  - печатаем: ОАО «Галактика»;

- затем вводим ИНН, КПП, ОКПО,

Открываем вкладку Адреса и  телефоны

- заполняем: юридический адрес, фактический адрес. Как правило. Юридический адрес равен фактическому, поэтому фактический адрес можно заполнить копированием;

- заполняем графу телефон: 4-52-13.

Вкладку «Контракты»  оставим пустой, т.к. контрактов с данной фирмой не было.

Вкладку «Счета и договоры» заполняем кнопкой добавить добавляем банк, его расчетный счет и его реквизиты.

Нажимаем на нижней командной панели на кнопку «Записать» переходим на закладку «Счета и договоры», и изменим созданный  программой «Основной договор»:

«Наименование» - печатаем: Договор с поставщиком;

«Вид договора» - выбираем: С поставщиком. – ОК- записать.

Аналогично  в справочник «Контрагенты»  добавляем нового контрагента  ОАО  «Компьютеры на Чапаева»

Места хранения. Для объектов основных средств местами хранения могут быть, например, помещения, в которых они находятся. Но для каждого объекта ОС назначается материально-ответственное лицо (МОЛ). Фактически, материально-ответственных лиц можно считать местами хранения. Пусть МОЛом по компьютерам будет Терлецкая Т.Б.

Номенклатура. В справочнике «Номенклатура» уже создана группа оборудование (объекты основных средств)». Для нее в списке «Счета учета номенклатуры» уже назначены наиболее подходящие счета, в частности счет учета (БУ): 08.04.

  В ОАО  «Горизонт» будут поступать мониторы, системные блоки, настройка и  объединение в сеть компьютеров;  затраты на них нужно соблюдать вместе. Для этого в группе «Оборудованные (объекты основных средств)» создадим новый элемент «Приобретение компьютеров».

Выбираем  меню Покупка - Справочники – Номенклатура. Откроется форма списка справочника «Номенклатура», в ее командной панели слева нажимаем кнопку добавить, или на клавишу Insert. Откроется форма нового элемента справочника «Номенклатура», заполним поля:

- «Группа номенклатуры»  - выбираем: Оборудование (объекты основных  средств);

- «Краткое наименование»  - печатаем: Приобретение компьютеров;

- «Полное наименование»  - оставляем: Приобретение компьютеров  (они скоро будут установлены,  поэтому наименования можно особо  не расписывать);

- «Единица измерения» - выбираем: Штука;

- «Ставка НДС» - выбираем: 18%;

И нажимаем в  нижней панели на кнопку «ОК».

  Поле «номенклатурная  группа» не было заполнено,  т.к. оно нужно для продажи,  а мы не будем продавать  оборудование. Поля «Номер ГТД» (государственной  таможенной декларации) и «Страна  происхождения» также остались  не заполненными, т.к. они заполняются только для импорта. 
 
 
 
 
 

2 Поступление оборудования 

Документ  «Поступление оборудования» предназначен для отражения в учете операций, связанных с оформлением поступления  в организацию оборудования, требующего монтажа, приобретенного за плату у поставщика. В шапке документа указывается номер акта о приемке оборудования, дата, номер и дата документа, по которому поступило оборудование, поставщик, основание и склад, на который принимается оборудование. Первым  по времени реальным документом может быть как приходная накладная на ТМЦ, так и акт на оказание услуг. В нашем случае Акт о приемке оборудования (ф. № ОС -14) – выписывается в двух экземплярах и служит для оформления поступившего на склад для установки оборудования, по которому не выявлены какие-либо дефекты в порядке наружного осмотра. Оба экземпляра подписываются членами приемной комиссии, включая уполномоченного подрядной организации, которому передается второй экземпляр акта. Приложение 3.

 Создаем компьютерный  документ (ф. № ОС -14). «Поступление товаров и услуг». Для примера начнем с приобретения мониторов: Меню Покупка – поступление товаров и услуг – добавить  с видом операции оборудование – ОК.

Устанавливаем рабочую дату на 01.01.2009. в меню «Основная деятельность» выбираем пункт «Покупка», а в следующем меню – пункт «поступление товаров и услуг». Откроется форма списка документов «Поступление товаров и услуг»; в ее командной панели слева нажимаем на кнопку «Добавить» или на клавишу Insert. Откроется форма нового документа «Поступление товаров, услуг», и в раскрывшемся списке выбираем пункт «Оборудование». В отдельном окне появится вопрос: «Установить счета бухгалтерского и налогового учета в соответствии со значением по умолчанию?»; отвечаем: «да».