Аудит товарно-материальных ценностей

     Исходя  из этих задач, аудитору необходимо проверить: правильность оценки материалов в учете; правильность применения первичных документов по учету материалов; правильность организации работы складского хозяйства; имеется ли приказ предприятия об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада (образцы подписей этих лиц должны находиться на складе). Разработана ли на предприятии номенклатура-ценник; назначены ли приказом материально-ответственные лица, заключены ли с ними договоры о полной материальной ответственности. Производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, соответствует ли она требованиям инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству; составляются ли коммерческие акты, предъявлялись ли по ним претензии. Правильно ли оформлены документы по приходу и расходу материалов, их внутреннему перемещению; правильно ли осуществляется бухгалтерский учет материалов в бухгалтерии предприятия. Правильно ли осуществляется учет заготовления материалов; правильно ли отражены в учете материальные ценности, находящиеся в пути; правильно ли отражен учет операций по реализации материалов. Выделяется ли в платежных документах и в первичных учетных документах НДС; правильно ли произведено списание материалов в случае их порчи или недостачи (приняты ли меры к взысканию недостачи с виновных лиц). Проводилась ли на предприятии инвентаризация материальных ценностей; оформлены ли ее результаты; правильно ли отражены в учете результаты инвентаризации. Правильно ли отражались в учете операции с тарой; правильно ли осуществляется учет товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение; правильно ли осуществляется учет строительных материалов открытого хранения; правильно ли осуществляется учет материалов, принятых в переработку.

     Аудиторские проверки являются важным обнаружением фактов нарушения графика документооборота. Если причиной нарушений является отсутствие контроля со стороны администрации, то аудитор должен снизить оценку надежности системы внутреннего контроля организации.

     Оценка  системы внутреннего контроля (СВК) за поступлением и списанием материальных ценностей позволяет определить необходимые процедуры проверки и характер возможных нарушений. Слабая СВК требует проведения дополнительных процедур, в том числе и не учетного характера. Это позволит сформировать мнение аудитора о достоверности информации, касающейся материалов.

     С учетом изложенного особое значение приобретает правильное документальное отражение хозяйственных операций. Все бухгалтерские записи необходимо составлять только на основании правильно оформленных первичных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, подтверждающие достоверность хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их личные подписи, по необходимости расшифровку фамилий должностных лиц. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Аудиторская проверка  учета материалов

     2.1. Источники информации аудиторской проверки учета материалов

     Значение  аудиторской проверки операций с  товарно-материальными ценностями организации велико. Основными источниками  информации являются первичные документы  по учету производственных запасов  и различные аналитические и  синтетические регистры. В качестве первичных документов по учету материалов используются преимущественно унифицированные  учетные документы, к числу которых  относятся следующие формы:

• доверенность (ф. № М-2 и № М-2а) – применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению;
• приходный ордер (ф. № М-4) – используется  для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки;
• акт о приемке материалов (ф. № М-7) – для оформления приемке материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика;
• лимитно-заборная карта (ф. № М-8) – применяется для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции в течение месяца;
• требование-накладная (ф. № М-11) – используется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально-ответсвенными лицами;

• накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) – применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям;

• карточка  учета материалов (ф. № М-17) – предназначена для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру или другому признаку материала;

• акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) – применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

     Первичные документы по поступлению и расходу  производственных запасов играют важную роль в организации материального  учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий  и последовательный контроль за движением, сохранностью и последующим использованием материальных ресурсов. Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера   и    руководителей    соответствующих    подразделений рассматриваемого предприятия. 
 
 
 
 

2. Методика  аудиторской проверки учета материалов.

     Методика  аудита материальных ценностей содержит 2 этапа. Рассмотрим каждый из них.

     Этап 1. Проверку операций с материальными ценностями рекомендуем начинать с анализа их оценки, так как в фактическую себестоимость приобретения материалов помимо их стоимости по ценам приобретения включаются также: транспортно-заготовительные расходы; уплачиваемые снабженческим организациям комиссионные вознаграждения; таможенные пошлины; оплата услуг сторонним организациям по транспортировке, доставке и хранению ценностей. В то же время аудитор должен проверить, не включались ли в стоимость материалов расходы на содержание складов, отделов снабжения и сбыта производства или расходы на командирование работников для оформления и согласования договоров на поставку материалов, которые должны включаться в состав общехозяйственных расходов.

     Этап 2. Он включает три основных вопроса: инвентаризация товарно-материальных ценностей; проверка полноты их оприходования; анализ правильности списания.

     Проверка  запасов рассматривается обычно как основная часть аудита на тех  предприятиях, где их сумма является значительной величиной. Преднамеренное или непреднамеренное искажение  количества или оценки данных по запасам  мгновенно сказывается как на финансовых результатах предприятия (поскольку оказывает влияние  на определение себестоимости реализованной  продукции), так и на балансе в  целом.

     Отсутствие  объективной информации о состоянии  и стоимостной оценке товарно-материальных ценностей негативно отражается на финансовом состоянии предприятия, поскольку, во-первых, администрация  предприятия не имеет возможности  точно планировать деятельность предприятия, во-вторых, искажаются показатели финансового состояния предприятия, и внешние пользователи отчетности (кредиторы, банки, инвесторы) не могут объективно судить о рентабельности и платежеспособности предприятия, в-третьих, происходит искажение сумм налогов.

     В функции аудитора при проверке товарно-материальных ценностей входят:

• присутствие при инвентаризации, если запасы значительны и аудитор относится с доверием к ожидаемым результатам;
• наблюдение за выполнением процедур инвентаризации и идентификации с целью определения степени соответствия их инструкциям, разработанным администрацией, или нормативным законодательным актам;
• их способности решить тройную задачу: 1) обеспечить точность результатов инвентаризации и отражения последних;

2) устранить двойной счет и обеспечить  полноту охвата запасов;

3) выявить устаревшие, медленно оборачивающиеся и поврежденные запасы;

• проверка правильности подсчета на основе случайной выборки; 
• проверка правильности отнесения операций к отчетному периоду на участках, где осуществляется движение запасов (это необходимо для подтверждения точности и полноты обхвата при инвентаризации);
• получение удовлетворительных объяснений по поводу несоответствий учетным данным и корректировка последних;
• проверка правильности оценки фактического объема запасов.

     До  проведения инвентаризации аудитору следует  запросить документы о результатах  инвентаризации за прошлые периоды, проанализировать изменения в количестве и структуре запасов, обсудить с  администрацией вопросы организации  и проведения контрольно-инвентаризационной работы; ознакомиться с номенклатурой  и объемами товарно-материальных ценностей, а также получить информацию обо всех местах их хранения; выявить дорогостоящие объекты и методы их учета; проанализировать систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей; договориться об участии в инвентаризации компетентных специалистов и проинструктировать их.

     Сроки и частота проведения инвентаризаций предусмотрены Законом о бухгалтерском  учете и отчетности. При смене  материально-ответственных лиц, изменении  формы собственности предприятия  также требуется обязательное ежегодное  проведение инвентаризации в конце  года.

     Следует иметь ввиду, что в обязанности аудитора не входит проведение инвентаризации, так как в Законе о бухгалтерском учете и отчетности эта обязанность возложена на руководителя предприятия.

     Аудитору  следует убедиться в том, что  проведение инвентаризации начинают с  получения последнего товарного  отчета со всеми документами, а также  подписи материально-ответственного лица о том, что все товарно-материальные ценности и все документы как по приходу, так и по расходу им предъявлены.

     Особое  внимание при проведении инвентаризации следует обращать на номера, марки, наименования товарно-материальных ценностей. Иногда при сличении номеров и марок, указанных в паспортах и данных приходных документов, обнаруживается замена нового автомобильного мотора бывшим в употреблении или дорогостоящего дешевым.

     При аудите запасов и незавершенного производства их неправильное отражение  непосредственно сказывается на финансовых показателях.

     При проверке отражения аудитор концентрирует  внимание на данных счетов-фактур на товары, поступившие в самом конце  отчетного периода, а также данных счетов-фактур на товары, поступившие  в самом начале нового отчетного  периода, их отражении на счетах бухгалтерского учета (по Д счетов запасов: 10 «Материалы», 41 «Товары» и К расчета счетов с кредиторами: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»).

     Затем проводится оценка поступления товарно-материальных ценностей имевшихся в отчетном периоде, на которые счета-фактуры  пока не поступили. Аудитор должен убедиться, что они правильно отражены на счетах по ценам последнего поступления  от данного поставщика.

     В инвентаризационные ведомости составляемые по результатам инвентаризации включают данные о выявленных излишках и недостачах. Аудитор проверяет правильность данных, включенных в инвентаризационную ведомость, то есть проводит сверку фактического наличия основываясь на своих записях результатов инвентаризации и учетных данных. При этом аудитор обращает внимание на возможные признаки, свидетельствующие о сокрытии недостач, а именно: неоговоренные исправления цен, количества и сумм отдельных товаров (материалов) в ведомостях, подчистки записей; добавление и дописки цен в инвентаризационные ведомости; исправленный подсчет единиц товара по страницам описи; проверки отдельных товаров в конце описи и другие.