Аудит расчетов с подотчетными лицами

    Министерство  экономического развития и торговли РФ

    Российский  государственный  торгово-экономический  университет

    Экономический факультет

    Кафедра бухгалтерского учета  и аудита 
 
 
 
 

    Курсовая  работа

    По  дисциплине «Аудит»

    На  тему: Аудит расчетов с подотчетными лицами

    Студентки 6 курса.

    Специальность бухгалтерский учет и аудит

    Заочной формы обучения 

    Руководитель: Ильмовская Л.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Иркутск 2006 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

 

       В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

       Практика  аудиторских проверок показывает, что  из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается  именно при расчетах с подотчетными лицами. Прежде всего, это связано с низким уровнем системы внутреннего контроля за использованием на предприятии денежных средств и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

       Целью курсовой работы является изучение вопроса  аудита расчетов с подотчетными лицами. Выбор  темы связан с актуальностью данной проблемы, существующей в бухгалтерском учете. Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль  и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

       1 Теоретическая часть

1.1 Расчеты с подотчетными  лицами

    1.1.1 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

       Подотчетными лицами называются работники организации, получившие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно–хозяйственные расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации. На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых  операций. Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

       Выдача  денежных авансов подотчетным лицам  отражается так:

       Дебет сч.71

       Кредит  сч.50

       Подотчетное лицо, которому выданы  суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма №АО-1). Об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно – хозяйственные расходы, то отчет также составляется в трехдневный срок после истечения времени, на которое эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица.

       При приобретении материальных ценностей  для производственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой  торговли или организаций – изготовителей  продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходимости получения соответствующих документов. К таким документам относятся накладная на отпуск товаров и квитанция к приходному кассовому ордеру. Если в накладной сумма НДС выделена отдельной строкой, она отражается на счете 19 по мере представления подотчетным лицом авансового отчета и оприходования товарно - материальных ценностей.

       Расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими записями:

       Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

       Кредит 50 « Касса – выданы денежные средства подотчетному лицу;

       Дебет сч. 10 «Материалы»

       Кредит  сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  - оприходованы материальные ценности по учетной стоимости;

       Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19 -3 «НДС по приобретенным МПЗ»

       Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». – отражен НДС по приобретенным материальным ценностям;

       Дебет сч 68 «Расчеты по налогам и сборам»

       Кредит  сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19 -3 «НДС по приобретенным МПЗ» - сумма НДС принята к зачету.

       При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС расчетным путем не выделяется и соответственно налоговому вычету не подлежит .

       Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу только после приказа  директора. Суммы командировочных расходов сверх установленных законодательством норм и ненормируемые относятся к затратам, связанным с производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при налогообложении прибыли.

         Согласно ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на сумму которых уменьшается полученный налогоплательщиком  доход, относятся расходы на:

1. Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
2. Наем жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых  в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование реабилитационно – оздоровительными объектами);
3. Оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов.

       В качестве оправдательных документов предоставляемых  в бухгалтерию выступают:

1. командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основанием для списания суточных из подотчета;
2. счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
3. проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета  подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
4. документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).

       В случае перерасхода подотчетным  лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия   может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов, о чем делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть остаток средств в кассу. Эта сумма может быть удержана из зарплаты подотчетного лица. Если авансовый отчет не представлен, имеются иные финансовые претензии к подотчетному лицу, в бухгалтерском учете производятся записи:

       Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

       Кредит  сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен факт отсутствия авансового отчета;

       Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73 -2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

       Кредит  сч. 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» - предъявлены финансовые претензии подотчетному лицу;

       Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

       Кредит  сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73 -2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - удержано из заработной платы подотчетного лица.

       К основным документам, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, относятся :

       Расходный кассовый ордер (форма № КО – 2)

       Приходный кассовый ордер (форма №КО – 1)

       Командировочное удостоверение

       Платежная ведомость 

       Авансовый отчет 

       Прочие (счет квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно – материальных ценностей и т.п.).

       Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  регистрах:

1. журнал – ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами
2. главная книга

1.1.2 Типичные ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами

 

     Нередко фирмы покупают товар (работы или услуги) за наличные деньги. Но, несмотря на то что к таким расчетам все давно привыкли, ошибки при расчетах с подотчетными лицами – дело типичное. И многие на первый взгляд безобидные ошибки могут дорого обойтись организации.

     Предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет (аванс) на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на закупку товаров мелким оптом и некоторые другие операции (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40, далее – Порядок). При выездных налоговых проверках авансовые отчеты, как правило, попадают под сплошной контроль инспекторов. Ведь ошибки при их оформлении могут дать солидную «прибавку» к штрафным санкциям.

     Мы  рассмотрим наиболее типичные и в  то же время «дорогие» для фирмы ошибки при расчетах с подотчетными лицами.

     Отсутствие  приказа по подотчетным  лицам

     Приказом  по организации должен быть утвержден  перечень лиц, которые имеют право  на получение средств под отчет. Как правило, в перечень входят водители, кладовщики, офис-менеджеры, секретари, командированные сотрудники и другие.

     В приказе должны быть установлены:

• сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
• порядок представления авансовых отчетов;
• запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
• запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

     Перечисленных в приказе сотрудников нужно  ознакомить с ним в обязательном порядке.

     Если  такого приказа в организации  нет, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

     Устаревшая  форма авансового отчета

     Бухучет должен вестись на основании правильно  оформленных первичных учетных документов (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ – авансовый отчет.

     Постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55 введена новая форма авансового отчета № АО-1. Если организация не разработала свою форму авансового отчета и при этом по-прежнему оформляет авансовые отчеты по устаревшей форме, то она нарушает закон о бухгалтерском учете.