Аудит расчетов с подотчетными лицами

 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

по дисциплине: «Аудит»

на тему

Методика  аудиторской проверки

учета расчетов с подотчетными лицами 
 
 
 
 

                  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Уфа – 2010 г.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Аудиторская деятельность — явление достаточно новое для России, которое является, однако, необходимым элементом рыночной экономики. Эта деятельность охватывает собственно аудит, т.е. заключение независимого профессионального бухгалтера-аудитора о достоверности публичной бухгалтерской (финансовой) отчетности, и предоставление услуг, сопутствующих аудиту, — весьма разнообразных, но непременно требующих высокой квалификации профессионального бухгалтера.

      Процесс производства является важнейшей стадией  кругооборота средств предприятия. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные цели.

      Правильная  организация учета расчетов с  подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

     Актуальность  данной темы заключается в необходимости  изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

      Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

      1) своевременное, полное и достоверное  отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

      2) документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

      3) контроль за экономным и рациональным  использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

      Цель  аудита расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения  в учете всех видов расчетов с  подотчетными лицами.  
При этом решаются следующие задачи:

• оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
• подтверждение достоверности выдачи и возврата подотчетных сумм;
• установление законности и полноты возврата подотчетных сумм;
• проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;
• проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

     Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами.

     Сформулированная  цель предполагает решение следующих  задач:

     - дать понятие учета расчетов  с подотчетными лицами;

     - определить нормативные и законодательные документы, регламентирующие объект проверки;

     - рассмотреть аудит расчетов с  подотчетными лицами;

     -выяснить  типичные ошибки, допускаемые в  учете расчетов с подотчетными  лицами, дать им характеристику;

     - проанализировать полученный материал  и сделать выводы.

      Предметом исследования является учет расчетов с подотчетными лицами, где рассматривается  учет и аудит с подотчетными лицами на предприятии.

     В качестве теоретической основы изучения применялись труды и учебные  пособия российских авторов по проблемам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики. 

1. Законодательные  и нормативные  документы, регулирующие  объект проверки:¹

1. Федеральный Закон "Об аудиторской деятельности" от 30.12.2008г. № 307-ФЗ.
2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ.
3. Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ».
4. Стандарты по аудиторской деятельности.
5. Гражданский кодекс РФ.
6. Трудовой кодекс РФ.
7. Налоговый кодекс РФ (гл. 21, 23, 24, 25).
8. Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ России № 62 от 25.06.97).
9. Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации (Приказ МФ РФ).
10. О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках (письмо МФ РФ).
11. Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующими размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения (письмо МФ РФ №94 от 06.10.92 г. с последующими изменениями и дополнениями).
12. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (Приказ МФ СССР №56 от 01.11.91.г. в редакции последующих изменений и дополнений).
13. Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) (Постановление Правительства РФ № 552 от 05.08.92 г. в редакции последующих изменений и дополнений).

2. Источники информации  для проверки

      Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам². Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории РФ и за границу;
• представительские расходы.

     Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации  по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».³ Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.

     Не  все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и т.д. Для этого деньги выдаются из кассы сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке были израсходованы не все деньги, то остаток сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил свои деньги), то сумма переплаты организация должна ему компенсировать.

      Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции довольно однообразны, методы и процедуры проверки просты.

     Аудит  расчетов   с   подотчетными   лицами   осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

     Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов,  сопутствующих  расчетам  с  подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно,  при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

     Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:⁴

• авансовые отчеты;
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• приказы о направлении сотрудников в командировку;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов.

     Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение  в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• баланс предприятия (ф. № 1) (стр. баланса 236 — прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 — прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
• отчет о движении денежных средств (ф. № 4);
• Главная книга;
• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Вопросы для составления  плана и программы  проверки

      Признаки  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:⁵

• отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;
• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• отсутствие  визы  руководителя  предприятия   или  иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.