Аудит наличных денег в кассе предприятия и на расчетном счете

     При открытии расчетного счета учреждение банка предприятие выбирает самостоятельно.

     После открытия расчетного счета на этот счет вносится 50 % суммы, определенного в учредительном договоре размера уставного капитала в денежной оценке. Операции на расчетном счете могут происходить наличными и безналичными расчетами.

     При внесении наличных денежных средств  оформляется объявление на взнос наличными. При снятии средств с расчетного счета (на заработную плату, пособия, командировочные расходы, хозяйственные нужды) используются денежные чеки. Чеки выдаются лицам, уполномоченным на получение средств, после их полного заполнения (указания суммы, заверения подписью и печатью). После принятия чека банк возвращает контрольную марку, по которой в назначенное время могут быть получены средства. Чеки заполняются от руки чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета.

     В основном расчеты между организациями  осуществляются безналично. В зависимости от характера расчетных операций, от способа организации расчетов, от финансовых отношений между предприятиями применяются различные формы расчетов, которые оговорены в договоре между сторонами: платежными поручениями, по инкассо (платежными требованиями-поручениями), аккредитивная, чеками.

     Все безналичные расчеты производятся через банк на основании расчетных  документов, которые представляют собой  оформленные в письменном виде распоряжения предприятия (владельца счета) на перечисление средств; формы их должны соответствовать установленным стандартам, и они должны содержать следующие реквизиты:

• наименование расчетного документа;
• номер документа, число, месяц и год его оформления (число и год указываются цифрами, а месяц – прописью; на расчетных документах, заполняемых на компьютерах, допускается обозначение месяца цифрами);
• наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный номер (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
• наименование плательщика, его идентификационный номер (ИНН), номер счета в банке;
• наименование получателя средств, номер его счета в банке;
• наименование и местонахождение банка получателя (в чеке не указывается), его банковский идентификационный номер (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
• назначение платежа (в чеке не указывается) с выделением налога, подлежащего уплате отдельной строкой (в противном случае должно быть указано, что налог не уплачивается);
• сумма платежа, обозначенная цифрами и прописью;
• очередность платежа и вид операции.

     На  первом экземпляре независимо от способа изготовления расчетного документа проставляются подписи и оттиск печати.

     Расчетные документы принимаются к исполнению независимо от суммы платежа и  выписываются в необходимом банку  количестве экземпляров для всех участвующих в расчете сторон. Помарки и подчистки, использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускается. Списание средств со счета плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа, если иное не оговорено указаниями Центрального банка России. Из нескольких возможных форм расчетов плательщик и получатель средств при заключении договоров выбирают конкретную приемлемую для них форму. Банк не имеет право контролировать способ расчета или первоочередность осуществления платежей, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

     Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов. Платежное  поручение представляет собой письменное распоряжение плательщика обслуживающему его учреждению банка о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другого предприятия в том же или другом одногороднем или иногороднем банке.

     Расчеты платежными поручениями имеют ряд  достоинств по сравнению с другими формами расчетов: относительно простой и быстрый документооборот, ускорение движения денежных средств, возможность предварительно проверить качество оплачиваемых товаров или услуг, возможность использовать данную форму расчетов при нетоварных платежах.

     Возможности применения в расчетах платежных  поручений многообразны. С их помощью осуществляются расчеты, как по товарным, так и по нетоварным операциям.

     Платежное поручение выписывается плательщиком на бланке установленной формы, содержащем все необходимые реквизиты для совершения платежа и представления в банк, как правило, в 4-х экземплярах, каждый из которых имеет свое определенное назначение:

• 1-й экземпляр используется в банке плательщика для списания средств со счета плательщика и остается в документах для банка;
• 4-й экземпляр возвращается плательщику со штампом банка в качестве расписки о приеме платежного поручения к исполнению;
• 2-й и 3-й экземпляры платежного поручения отсылаются в банк получателя платежа; при этом 2-й экземпляр служит основанием для зачисления средств на счет получателя и остается в документах для этого банка, а 3-й экземпляр прилагается к выписке со счета получателя как основание для подтверждения банковской проводки.

     Платежное поручение принимается банком к  исполнению только при наличии достаточных  средств на счете плательщика. Для  совершения платежа может использоваться также ссуда банка при наличии у хозяйствующего органа права на ее получение.

     Поручение действительно в течение 10 дней со дня его выписки (день выписки в расчет не принимается). Схема документооборота при расчетах платежными поручениями за фактически полученный товар, оказанные услуги, выполненные работы выглядит следующим образом (см. рис. 1):

     Рис 1 Схема движения денежных средств  при расчете платежными поручениями 

     При постоянных и равномерных поставках  товаров и оказании услуг покупатели могут рассчитываться с поставщиками платежными поручениями в порядке плановых платежей. В этом случае расчеты осуществляются не по каждой отдельной отгрузке или услуге, а путем периодического перечисления средств со счета покупателя на счет поставщика в конкретные сроки и в определенной сумме на основе плана отпуска товаров и услуг на предстоящий месяц, квартал.

     Платежное требование-поручение представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании приложенных к нему отгрузочных и товарных документов стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ, оказанных услуг.

     Платежное требование-поручение выписывается поставщиком на основании фактической  отгрузки продукции или оказания услуг на стандартизированном бланке в трех экземплярах и вместе с отгрузочными документами направляется в банк покупателя для оплаты. Возможен прием требований-поручений и на инкассо (в банке поставщика).

     Инкассо – это банковская операция, посредством которой банк по поручению своего клиента получает причитающиеся ему денежные средства от других организаций и предприятий на основе товарных, расчетных и денежных документов. При инкассовой услуге банк поставщика сам пересылает платежные требования-поручения в банк плательщика через органы связи спецпочтой. При взаимной договоренности между поставщиком и покупателем и их банками в целях ускорения расчетов почтовая пересылка документов из банка поставщика в банк плательщика заменяется передачей их содержания по телетайпу или телефаксу. Инкассовые услуги поставщика предоставляются клиенту за комиссионное вознаграждение.

     Поскольку инициатива в расчетах платежными требованиями-поручениями исходит от поставщика, то оплата этих документов может быть произведена только с согласия (акцепта) покупателя. С этой целью поступившие в банк покупателя платежные требования-поручения регистрируются в специальном журнале и передаются банком непосредственно плательщику под расписку для акцепта.

     Отечественная банковская практика знает разные формы  акцепта: положительный и отрицательный, предварительный и последующий, полный и частичный.

     Положительный акцепт – форма акцепта, при которой плательщик обязан по каждому расчетному документу, содержащему требование поставщика на оплату, заявить в письменной форме либо свое согласие на оплату, либо отказ от акцепта.

     Отрицательный акцепт – форма акцепта, при которой плательщик письменно уведомляет банк только об отказе акцепта. Не заявленные в условленный срок отказы расцениваются банком как согласие плательщика на оплату (молчаливый акцепт).

     Предварительный акцепт означает, что плательщик свое согласие на оплату требования поставщика дает до списания денег с его счета. При этом расчетный документ считается акцептованным, если плательщик не заявил банку об отказе в течение трех рабочих дней. При этом день поступления расчетного документа в банк во внимание не принимается. Оплата производится на следующий день по истечении срока акцепта.

     Последующий акцепт предусматривает немедленную оплату расчетных документов по мере их поступления в банк в течение операционного дня банка.

     При согласии оплатить полностью или  частично платежное требование-поручение плательщик заверяет его подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом в банке, и оттиском печати на всех экземплярах и сдает их в обслуживающий банк. При этом:

• 1-й экземпляр служит основанием для списания средств со счета плательщика и остается в документах для банка;
• 2-й экземпляр высылается в банк поставщика, где служит основанием для зачисления средств на счет поставщика;
• 3-й экземпляр возвращается плательщику как расписка в совершении банковской операции по его счету.

     При частичном отказе от оплаты в платежном  требовании-поручении в графе  «Сумма к платежу» плательщик проставляет  ту сумму, которую согласен оплатить.

     В случае отказа полностью или частично оплатить платежное требование-поручение плательщик оформляет сопроводительное письмо (извещение) с мотивировкой отказа от акцепта. Если отказ частичный, то сопроводительное письмо передается плательщиком в обслуживающий его банк вместе с оформленным платежным требованием-поручением для пересылки его вместе с последним в банк поставщика. В случае полного отказа от акцепта платежное требование-поручение вместе с сопроводительным письмом возвращается к поставщику, минуя банк.

     Рис 2 Схема расчетов по инкассо 

     Аккредитивная форма расчетов удобна для предприятия в тех случаях, когда предприятие сомневается в платежеспособности покупателей.

     Аккредитив – это поручение банка покупателя банку поставщика об оплате поставщику товаров и услуг на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя против представленных поставщиком соответствующих документов.

     Аккредитив  может быть предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Срок действия аккредитива банковскими  правилами не регламентируется, а устанавливается в договоре между поставщиком и покупателем. При данной форме расчетов платеж совершается по месту нахождения поставщика. В отличие от других форм безналичных расчетов аккредитивная форма гарантирует платеж поставщику либо за счет собственных средств покупателя, либо за счет средств его банка.

     Аккредитивы могут быть двух видов: покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные).

     Покрытым  считается аккредитив, при котором  плательщик предварительно депонирует средства для расчетов с поставщиком. В этом случае банк плательщика (банк-эмитент) списывает средства с расчетного счета плательщика и переводит их в банк поставщика (исполняющий банк) на отдельный балансовый счет «Аккредитивы», что находит отражение в следующих банковских проводках:

     Приход  внебалансового счета «Аккредитивы к оплате».

     В банке плательщика:

     Д-т  – расчетный счет плательщика;

     К-т  – счет (корреспондентский счет банка-эмитента в рассчетно-кассовом центре).

     В банке поставщика: